2.5.1 La agenda personal: planificación y organización de reuniones

La agenda (calendar) es un objeto que contiene las citas propias de un usuario y las de los grupos a los que pertenece. Las funciones de la agenda ayudan al usuario a la planificación, preparación y documentación de reuniones para un grupo de participantes invitados, ya sea una tradicional reunión presencial o una reunión virtual mediante un programa de conferencia. La selección de participantes no está limitada a los miembros del espacio de trabajo en el cual se crea la cita.

Además de la agenda personal de cada usuario, se pueden crear otras agendas en carpetas, y pueden ser usadas como agenda común para un grupo de usuarios (esto no es posible directamente en el espacio de trabajo personal, ).

El elemento fundamental que proporciona la agenda para la organización de reuniones es la cita. Ésta queda descrita por, al menos:

• una fecha y
• un nombre

Se puede especificar más información acerca de la cita como propiedades adicionales:

• descripción
• lugar de celebración.

Además, las citas pueden gestionar una lista de participantes invitados con:

• envío de notificaciones vía e-mail de los detalles y con petición de confirmación, 
• el estatus correspondiente de cada uno: invitado, aceptado, declinado, y
• selección de herramientas de cooperación síncrona para llevar a cabo reuniones virtuales.

El acceso a la agenda personal se obtiene mediante el icono de la barra de acceso instantáneo. Se puede introducir directamente una nueva cita mediante el icono  o usando la barra de  menú superior  Agenda    Nuevo    Cita .