En la unidad anterior se introdujeron los conceptos de entornos virtuales de coloaboración y coordinación, groupware, etc. El paradigma de entorno virtual de trabajo en colaboración que utiliza como soporte virtual la red Internet y, más concretamente, la web, es el sistema BSCW. Este nombre tan poco "amistoso" y nada fácil de pronunciar en español encerraba originalmente el siguiente significado:

« Soporte básico para el trabajo cooperativo
(Basic Support for Cooperative Working) »

aunque recientemente sus creadores lo han redefinido de una manera más informal como:

« Sé listo: coopera a nivel mudial
(Be Smart - Cooperate Worlwide) »
 

En su página principal se anuncia como el número 1 de las plataformas públicas de cooperación a través de Internet. Como resumen de sus prestaciones elige tres frases lapidarias:

• comparte documentos de forma segura a través de la web,

• organiza tu trabajo en equipo y

• coopera eficientemente.

y como principales servicios que proporciona se mencionan:

• almacena, comparte y gestiona archivos (documentos, imágenes, etc.);
• garantiza acceso protegido mediante contraseña a colegas y amigos;
• crea un número arbitrario de equipos;
• invita a los nuevos miembro mediante correo electrónico;
• gestiona citas, reuniones, contactos, tareas y notas;
• utiliza un sistema de mantenimiento de versiones y de informe de cambios en documentos para monitorizar los procesos distribuidos;
• informa a tiempo real de las actividades de los miembros del equipo;
• crea y publica blog;
• usa encuestas para pulsar la opinión de los colegas;
• envía recordatorios automáticos de sucesos previstos y tareas pendientes.
   

Algunas de las anteriores funciones son hoy día populares gracias a la denominada Web 2.0, la red Internet enfocada hacia el trabajo participativo y libre (servicios como Google Docs y otros similares), pero BSCW fue uno de sus verdaderos precursores y de él han bebido muchos de los actuales servicios de este enfoque  disponibles en la web.

En las siguientes secciones, y antes de comenzar a practicar con BSCW, realizaremos un recorrido básico por las principales ideas en torno a este sistema.

1. Antecedentes de BSCW

El origen de BSCW se halla en dos proyectos europeos:

• CoopWWW (Soporte para la colaboración usando la web, Cooperation Support Using the World Wide Web), en los años 1996 y 1997
• CESAR (Entorno de colaboración y arquitectura de servicios para la investigación, Collaboration Environment and Service Achitectures for Researches), años 1998 y 1999

ambos financiados por el Programa de Aplicaciones Telemáticas de la Comisión Europea. En ellos se buscaba el diseño y la creación de herramientas multimedia asíncronas y síncronas para establecer un trabajo de colaboración que tenga como base de funcionamiento la web.

BSCW surge en el departamento de Sistemas de Cooperación del Instituto para la Tecnología de Información Aplicada (FIT), que es una unidad de desarrollo del Centro de Desarrollo Nacional Alemán para la Tecnología de la Información (GMD). Actualmente, BSCW recoge parte de los frutos obtenidos en dichas investigaciones. Su primera versión apareció en 1996 y ha obtenido un considerable éxito en cuanto al número de usuarios ya sean particulares, empresas, universidades, etc. El objetivo que se planteó es el desarrollo de un sistema de espacios de trabajo compartido (shared workspace system) que proporcionara:

• funciones para la cooperación de grupos cuyos miembros se encuentren físicamente alejados -incluso en diferentes países-,
• empleando diversas plataformas de trabajo y
• cuyo soporte para la comunicación sea la web.

Se pretendía así transformar la web de un simple depósito pasivo de información a una plataforma activa de colaboración. Como prioridad se planteó la operabilidad inter-plataformas tales como las que se basan en MS Windows, Macintosh y Unix, para así permitir una cooperación transparente entre plataformas y organizaciones, que supere todo tipo de barreras y obstáculos. En diciembre de 1996 la versión 2 del sistema BSCW recibió el primer premio de Innovación en Software Europeo (ESIP'96).
 

Actualmente este sistema, en constante evolución, se encuentra en su versión 4.4, accesible a todo el que lo desee.

BSCW se utiliza en varias universidades, algunas de ellas en el ámbito de habla hispana son la Universidad de Barcelona, la Universidad de Sevilla,  la Universidad de Cádiz, la Universidad de Almería, la Universidad Jaume I de Castellón, numerosas universidades iberoamericanas y también en la red nacional de I+D RedIris.

2. Características generales de BSCW
 

1. Cualidades de BSCW

BSCW permite la cooperación distribuida asíncrónica y síncrónica (recuérdese lo explicado al respecto en el Tema 1.1) con los colegas mediante Internet, en una Intranet o en una Extranet, para desarrollar un proyecto común.

Para la cooperación asíncrona (no simultánea), BSCW proporciona espacios (áreas o zonas) de trabajo compartido que los grupos de colaboradores pueden usar para almacenar y gestionar documentos en común. Sus características principales son:

• En un espacio de trabajo, los grupos de usuarios colaboradores pueden compartir información, independientemente del sistema de ordenadores que use cada miembro.
• En un mismo espacio es posible almacenar todos los tipos de objetos (documentos) que contienen la información útil en el desarrollo del trabajo en común: documentos de texto, bases de datos, imágenes, sonidos, anotaciones sobre los mismos, comentarios, listas de direcciones, debates, etc.
• BSCW proporciona medios para el control de versiones de los documentos, así como para su calificación.
• Los documentos se hallan en cualquier momento disponibles para los diferentes colaboradores, pues se encuentran almacenados en un servidor BSCW y no en sus ordenadores particulares.
• BSCW mantiene informados a los colaboradores de todos los sucesos relevantes acontecidos en su espacio de trabajo compartido.
• El acceso a los espacios de trabajo y a los documentos que estos contienen se lleva a cabo mediante un navegador Web estándar desde el ordenador de cada colaborador, como si se tratase de páginas web "normales".
• BSCW proporciona acceso restringido a los espacios mediante una entrada controlada, permitida solamente a miembros previamente registrados. En caso necesario, permite limitar sus posibilidades de manipulación de la información, mediante la asignación de distintos roles.

Para la cooperación síncrona (simultánea), BSCW proporciona herramientas para:

• Planificar y organizar reuniones.
• Desarrollar reuniones "virtuales" con la ayuda de programas de conferencia o conexiones telefónicas.
• Comunicarse a tiempo real con los colaboradores que se hallan simultáneamente conectados en el espacio de trabajo compartido y trabajar sobre una tarea común.

Su interfaz gráfica basada en la web, permite una cooperación transparente entre plataformas (se puede aprovechar indistintamente desde diversos sistemas operativos) ya que se realiza mediante páginas web que se manipulan mediante navegadores web estándar (disponibles en todos los sistemas y cuyo funcionamiento es el mismo) y está traducida a múltiples idiomas.

Resulta gratuito para su uso con propósitos educativos. Un usuario particular puede utilizar un servidor gratuito de BSCW a nivel mundial, pero si una institución educativa desea instalar su propio sistema servidor de BSCW, puede obtener la licencia del software de forma gratuita para hacerlo.

Las ventajas de este sistema sobre otros sistemas de colaboración distribuida tradicionales como el correo electrónico son obvias, ya que con este último medio lo que principalmente se lleva a cabo es únicamente una transferencia de documentos de una máquina a otra. De cualquier forma, ambos sistemas no son excluyentes, sino que se complementan a la hora de ofrecer apoyo al trabajo de grupo, ya que el correo electrónico es utilizado por BSCW para la automatización de ciertos procesos de comunicación entre los miembros.

Algunas de las características anteriormente mencionadas se resumen gráficamente en la siguiente imagen:

2. Requisitos para su uso

Los requisitos para usar BSCW son reducidos:

• No se necesita instalar un software especial, sólo es preciso un navegador web estándar (por ejemplo MS Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, etc.)
• Se debe contar con una cuenta de correo electrónico personal para ser registrado como usuario de un servidor BSCW.

3. El espacio de trabajo compartido

El concepto nuclear de BSCW es el de espacio de trabajo compartido (shared workspace) o simplemente espacio de trabajo (workspace). Éste no es más que una carpeta contenedora de diversos objetos de información (archivos, multimedia, etc.) compartida por los miembros de un grupo de colaboradores que pueden utilizarla a través de la web y que les proporciona una serie de funciones de alto nivel orientadas a facilitar e impulsar el trabajo en colaboración.

Nota: así pues, la única diferencia entre un espacio de trabajo y una simple carpeta radica en que el primero es una extensión de la última que se crea cuando se decide compartir ésta con otros usuarios, lo que la dota de una serie de funciones orientadas el trabajo en colaboración.

Como usuario registrado de un sistema BSCW se puede ser miembro de un número arbitrario de espacios de trabajo compartidos. Un usuario puede crear tantas carpetas u otros objetos como precise y compartirlos con otros según las necesidades de las tareas que realice. Cuando un usuario decide compartir una carpeta para colaborar con otros, BSCW le proporciona un mecanismo de invitación para que estos colaboradores accedan a dicha carpeta, es decir, al nuevo espacio de trabajo compartido

BSCW gestiona dos tipos básicos de objetos:

• objetos elementales de información, como documentos, notas, direcciones web, citas, listas de contactos, usuarios, ...
• objetos contenedores, que a su vez contienen a los anteriores, como las carpetas, foros de discusión, mensajes, calendarios, mensajes, comunidades, ...

En su interfaz web, BSCW muestra el contenido de los objetos contenedores en páginas que comparten una estructura y funcionalidad básicas. La página web que muestra el contenido de una carpeta puede ser tomada como modelo para dichas páginas, que tienen todas ellas una estructura en dos partes:

• Encabezado: que contiene menús desplegables, botones e iconos de atajo, barras de navegación por los objetos, etc.
• Lista de entradas (o cuerpo), donde se presentan los objetos con su información relacionada (tipo, denominación, tamaño, menú contextual, etc.)

Nota: el campus virtual e-ducativa en el que se desarrolla el curso en línea puede ser considerado también como un sistema de soporte para la colaboración basado en la web. Aunque su principal objetivo es el de proporcionar un sistema de e-learning (aprendizaje en línea) algunas de sus funciones como las zonas de intercambio de archivos y los foros pueden ser consideradas como espacios de trabajo compartido, si bien, de nivel muy elemental en comparación con BSCW y desde la perspectiva del trabajo en colaboración basado en el web.

 

Como broche a este primer tema de introducción a BSCW, puedes visualizar el Video-tutorial sobre trabajo en colaboración y BSCW elaborado por la universidad de Almería.

Fuentes

* Uso didáctico del entorno virtual de trabajo cooperativo BSCW. Experiencias de un proyecto europeo, Victor R. González et al., II Congreso regional de TIC en Centros Educativos, CFIE Valladolid II

* BSCW as a support system for distance teacher training, Víctor R. González, Alicia García de la Santa (CFIE Valladolid II), Gabriel Gorghiu, Laura M. Gorghiu (Automatics and Informatics Department, Valahia University Targoviste, Romania), m-ICTE2005 (3rd International Conference on Multimedia and Information & Communication Technologies in Education, Cáceres, Spain, Jun 2005)

* Guía básica de BSCW, a partir del servidor BSCW del CFIE Valladolid II

* Trabajo cooperativo y BSCW, de Santiago Blanco

* Servidor público de BSCW (documentación varia en línea)

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