“Sólo se aguanta una civilización si muchos aportan su colaboración al esfuerzo”

José Ortega y Gasset
 

“El trabajo, compartido, es más llevadero”

Refrán

En nuestro trabajo cotidiano hemos experimentado el haber tenido, al menos, que elaborar un documento electrónico junto con otras personas. Si éstas se hallaban lejos de nuestro puesto de trabajo -de nuestro ordenador- casi invariablemente hemos recurrido al uso de los mensajes de correo electrónico para intercambiar las diferentes versiones del documento y para coordinar nuestras acciones. Si, por el contrario, se hallaban próximas pero no podíamos reunirnos con frecuencia para avanzar en el documento, aunque sí disponíamos de una red de ordenadores interna de nuestra organización (lo que denominamos una intranet), quizá prescindíamos del correo electrónico e íbamos trabajando en el documento ubicándolo en un "lugar común" de la red que denominamos "carpeta compartida", es decir, una carpeta que reside en el disco de alguno de los ordenadores de nuestra organización pero a la que las distintas personas implicadas tenemos acceso.
 

Imagen tomada de squ1.org
 

El disponer de una carpeta compartida es un gran avance frente al uso del correo electrónico, ya que si el trabajo de edición es relativamente complejo y dilatado en el tiempo, el número de sucesivas versiones del documento resulta elevado y, tarde o temprano, alguna no llega al buzón de un colaborador, se traspapela, o ... Sin embargo, si el grupo de personas involucrado es numeroso, el uso de la carpeta compartida también puede no resultar tan sencillo y ágil como aparentaba en principio, ya que cuando uno quiere trabajar en el documento se encuentra con que otro lo está haciendo en ese momento y, por tanto, el documento no puede ser editado inmediatamente: cuando otro lo usa nosotros sólo podemos leerlo -se dice que temporalmente el documento es "de sólo lectura"-. Entonces, tenemos que esperar o realizar nuestra aportaciones en documento aparte para cuando finalice el compañero tener la precaución suficiente para añadir las nuestras y combinarlas con las suyas. No es un mal sistema pero, aun así, seguro que hemos experimentado la pérdida de algunas aportaciones o la sobre-escritura de otras, ya que es difícil "llevar la cuenta" del trabajo sucesivo de cada colaborador.

Como ya hemos avanzado, el concepto de carpeta compartida y, de forma más general, el de compartir información, están íntimamente ligados al concepto de red de ordenadores. Éste, a su vez, está profundamente relacionado con la distribución de la información y, por ende, del conocimiento. En las secciones siguientes se realizará una primera aproximación a lo que subyace tras el trabajo compartido y la colaboración apoyados por los medios tecnológicos actuales.

1. La distribución del conocimiento, la colaboración y el flujo de trabajo

Como se expone en [1], un recurso estratégico de las organizaciones es el conocimiento. En la actualidad existen muchas herramientas adecuadas para el almacenamiento de muy diversos tipos de información, sin embargo aún no existe ninguna herramienta tecnológica que sea funcionalmente práctica para almacenar y procesar conocimientos.

Teniendo en mente esta situación y el elevado valor que el conocimiento como recurso tiene para las organizaciones, surge la siguiente pregunta: ¿cómo se podría administrar este recurso de la mejor manera posible? La clave está en compartir. En una aproximación sencilla, se tienen los siguientes niveles:

• Compartir dispositivos (conectividad)
• Compartir información (interoperabilidad)
• Compartir conocimientos (colaboración)

En realidad la colaboración, como actividad consciente, es una forma de relación entre los seres humanos y la evolución de estos se debe en gran medida a los procesos de colaboración y a los medios disponibles para establecer tal relación. Actualmente, gracias a los avances tecnológicos se están explorando nuevas formas de colaboración más eficientes. En la actualidad el software de colaboración (frecuentemente se dice software "colaborativo", aunque este término no es gramaticalmente correcto en español), es decir, el conjunto de programas de ordenador  que proporcionan entornos virtuales de colaboración, es la máxima expresión tecnológica del ser humano en su afán por lograr un nivel de colaboración más elevado. El software de colaboración es también conocido como groupware (contracción de group -grupo- y software -programas de ordenador-).
 

Imagen tomada de MS Office Live
 

La sociedad ha pasado de ser una sociedad industrializada a una sociedad tecnificada. En una sociedad industrializada, los sistemas productivos se caracterizan por estar planificados estáticamente y por el uso de grandes maquinarias de propósito especial, formadas por diferentes piezas, cada una de las cuales cumple con la función específica para la cual fue diseñada. De la misma, manera los recursos humanos en las sociedades industrializadas son vistos como piezas diseñadas específicamente para desempeñar un papel laboral especializado en una sociedad poco cambiante, planificada estáticamente.

Por su parte las sociedades tecnificadas están organizadas de manera dinámica: el papel que juega cada elemento puede cambiar en cortos periodos de tiempo. Esto hace que, los sistemas productivos de las sociedades tecnificadas se caractericen por el uso de robots programables y por la rotación de los roles laborales. Para ello, los recursos humanos y tecnológicos deben ser administrados de manera dinámica, generalmente mediante el uso de sistemas informáticos.

Para lograr una alta eficiencia en un sistema planificado dinámicamente, es necesario disponer de sistemas computacionales que permitan organizar los procesos y distribuir la carga de trabajo entre los diferentes elementos operativos del sistema, ya sean estos humanos o máquinas. Esta clase de sistemas se conoce como sistemas de flujo de trabajo o workflow. De manera similar a como el sistema operativo de un ordenador administra los procesos y los periféricos del mismo, un sistema de workflow administra los procesos y los recursos humanos de un sistema de producción. Dicho de una manera pragmática, los seres humanos son al sistema workflow lo que los periféricos de la computadora son a al sistema operativo. Después de todo, estamos en la era de la tecnología y ahora, en cierto modo, los seres humanos ya no son vistos como piezas de una gran maquinaria sino como periféricos de un gran sistema de cómputo.

Imagen representativa del workflow

-tomada de pcquest.ciol.com-

2. Entornos de colaboración, cooperación y coordinación

En general, las organizaciones buscan ser más eficientes, eficaces y productivas para prosperar en un mundo donde la competencia se ha globalizado. La clave para ello está, como se apuntaba antes, en utilizar de manera óptima los recursos con los que se cuenta, incluyendo maquinaria, materia prima, conocimientos y recursos humanos, siendo estos dos últimos recursos los que se relacionan con del software de colaboración, programas de ordenador que proporcionan entornos que dan soporte al trabajo de grupos de personas y de organizaciones, con objeto de que aumente su eficiencia.

Es importante distinguir entre colaboración y coordinación. Mientras que la coordinación implica la presencia de una entidad externa que controla la interacción entre los miembros de un sistema, la colaboración implica que el control de dicha interacción se lleva a cabo por los propios miembros, de una manera distribuida [2].

Dejando ahora de lado la coordinación, en otras fuentes [5] se distingue incluso entre colaboración y cooperación. Se dice que las actividades se realizan en colaboración ("colaborativas") cuando un conjunto de usuarios trabajan sobre un mismo ámbito de información para obtener un resultado común, teniendo entidad el trabajo de cada uno de ellos por sí mismo. Se dice que las actividades son cooperativas cuando un conjunto de usuarios trabajan en su propio ámbito particular, estableciendo los mecanismos de cooperación entre ellos, no teniendo entidad propia el trabajo de ninguno de ellos si no es visto desde el punto de vista global del resultado final.

Bajo estos criterios, el software de workflow corresponde a la categoría de software de coordinación, mientras que el groupware corresponde a la categoría de software de colaboración ("colaborativo") o de cooperación (cooperativo) [2], que consiste en programas de ordenador que permiten a múltiples personas ubicadas en diferentes lugares, trabajar de manera conjunta en un mismo proyecto [3]. A este mismo concepto se refiere también el término CSCW (Computer-Supported Cooperative Work, trabajo cooperativo asistido por computador).

Nota: en esta documentación, en base a sus definiciones según el diccionario de la lengua española (RAE), se utilizarán casi indistintamente los términos:

• cooperación, «obrar juntamente con otro u otros para un mismo fin», y
• colaboración, «trabajar con otra u otras personas en la realización de una obra»,

aunque, como se ha visto, algunos autores aportan interesantes matices diferenciadores.

Algunas fuentes clasifican como aplicaciones colaborativas tanto al software de workflow como al groupware: "...dos tipos de software colaborativos: groupware y workflow'' [4], aunque se pueden establecer diferencias entre ellos.

El objetivo del software colaborativo (groupware) es proporcionar a los usuarios las herramientas de comunicación adecuadas para garantizar que la interacción se lleve a cabo de manera eficiente, mediante el intercambio de conocimientos, ideas, información y tareas, con la finalidad última de completar los procesos asignados al grupo de trabajo.

El flujo de trabajo (workflow), como se apuntó en la sección anterior, trata del estudio de los aspectos operacionales de una actividad laboral: cómo se estructuran las tareas, cómo se realizan, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la información entre ellas y cómo se hace el seguimiento de su cumplimiento. Así, una parte importante del software para trabajo colaborativo (groupware) es justamente el correspondiente al flujo de trabajo. Una aplicación de flujo de trabajo (workflow) debe automatizar la secuencia de acciones, actividades o tareas utilizadas para la ejecución del proceso, incluyendo el seguimiento del estado de cada una de sus etapas y la aportación de las herramientas necesarias para gestionarlo.

Arquitectura genérica de la colaboración, según [6]: una organización virtual adaptable a múltiples escenarios sin necesidad de cambios en procedimientos ni organizaciones

El groupware puede ser clasificado de acuerdo a tres aspectos: el tiempo,  el espacio [4] y el tipo de herramientas que proporciona.

Con relación al tiempo, el groupware puede ser:

• Síncrónico (se suele decir también "síncrono", aunque este término no existe en el diccionario español): la comunicación entre usuarios se realiza en línea y su interacción se desarrolla al mismo tiempo, a tiempo real, "en vivo" podríamos decir. Por ejemplo, la conversación en línea (chat), la videoconferencia, y las pizarras compartidas.
• Asincrónico (o asíncrono): la comunicación entre usuarios se realiza también en línea aunque de manera diferida. Por ejemplo, el correo electrónico, los grupos de noticias y los programas de edición de textos en colaboración.

Con relación a su ubicación en el espacio, el groupware puede ser:

• Centralizado: la colaboración entre todos los usuarios se realiza conectándose a un servidor central, que gestiona el intercambio de información. Por ejemplo, el correo electrónico.
• Distribuido: la colaboración se lleva a cabo mediante la comunicación directa entre las terminales de los usuarios. Por ejemplo, mediante programas de mensajería como MSN Messenger o Skype.

Con respecto a las herramientas que facilita, el software de colaboración se puede dividir en tres categorías:

• Herramientas de comunicación electrónica que envían mensajes, archivos, datos o documentos entre personas y facilitan el compartir la información de forma asíncrona, como por ejemplo:
  • Correo electrónico.
  • Correo de voz.
  • Publicación de páginas web.
     
• Herramientas de teleconferencia que facilitan el compartir la información de forma interactiva (colaboración sincrónica), como por ejemplo:
  • Conferencia de datos - ordenadores en red que comparten un espacio de presentación compartido que cada usuario puede modificar.
  • Conferencias de voz - teléfonos que permiten interactuar a los participantes.
  • Conferencias de audio y/o video (videoconferencias) - ordenadores en red que comparten señales de audio o video.
  • Salas de chat o mensajería instantánea - una plataforma de discusión que facilita el intercambio inmediato de mensajes.
  • Sistemas para facilitar reuniones - un sistema de conferencias integrado en una sala. Estas salas suelen disponer de un avanzado sistema de sonido y presentación que permite una mejor interacción entre participantes en una misma sala o entre salas separadas. Ejemplos de ello son los sistemas de soporte a decisiones.

Imagen tomada de anapatocito.lacoctelera.net
 

• Herramientas de gestión de la colaboración, que facilitan las actividades del grupo, como por ejemplo:
  • Calendarios electrónicos - para acordar fechas de eventos automáticamente y enviar notificaciones y recordatorios a los participantes.
  • Sistemas de gestión de proyectos - para organizar y hacer seguimiento de las acciones en un proyecto hasta que éste se finaliza.
  • Sistemas de control de flujo de trabajo - para gestionar tareas y documentos en un proceso organizado de forma estructurada.
  • Sistemas de gestión del conocimiento - para recoger, organizar, gestionar y compartir varios tipos de información.
  • Sistemas de soporte para redes sociales - para gestionar las relaciones de diversos colectivos.

Tipos de herramientas de groupware, según Andriessen (tomado de [7]).
Una clasificación alternativa a la aportada en el texto.
 

Con la finalidad de reducir el tiempo de aprendizaje de los usuarios, el software de colaboración debe ofrecer una interacción muy similar a la interacción directa entre las personas, haciendo uso de la tecnología multimedia. Además de esto el software de colaboración debe contar con una memoria grupal que permita mantener la información del grupo, con la finalidad de llevar un registro detallado de las actividades y para permitir a un grupo de personas conocer las actividades de cada uno de los miembros del grupo.

En general, el software de colaboración debe operar sobre alguna red de ordenadores, ya sea local (LAN, local area network), de ámbito medio (MAN, medium area network) o extensa (WAM, wide area network) y, preferentemente, debe soportar la interacción entre diferentes plataformas (debe ser "transparente" a diferentes sistemas operativos, debe poder usarse independientemente de que el sistema sea Windows, Linux, etc.).

Las principales ventajas del uso de software de colaboración son:

• La comunicación fluye más rápido y de manera más precisa.
• Permite hacer un mejor uso de los recursos humanos al facilitar la colaboración entre personas ubicadas en sitios remotos y con diferentes horarios de trabajo.
• Mejora la productividad al "obligar'' a los participantes a colaborar de una manera más ordenada.
• Facilita los consensos y la toma de decisiones grupales mediante la automatización de estas actividades.
• Permite realizar una evaluación del proceso de colaboración mediante el análisis de las bitácoras.

Imagen tomada de blog.pucp.edu.pe

Las principales desventajas en el uso de este software son:

• La comunicación interactiva entre los participantes es más deficiente que la comunicación directa "cara a cara", ya que no puede apoyarse en el lenguaje no verbal tan importante en esta última.
• El uso de esta tecnología puede no ser transparente para los usuarios, lo cual puede provocar cierta resistencia durante su implantación.

A lo largo de los siguientes temas y unidades se abordarán diferentes aspectos, herramientas y entornos asociados al software de colaboración y de workflow. Se comenzará por un entorno de colaboración resumido a la red de área local de una organización y se proseguirá hasta la colaboración utilizando la red de redes: Internet.
 

Algunas precisiones sobre los contenidos del curso
 

En lo que sigue no se abordará el aprovechamiento del correo electrónico como herramienta de colaboración pues se asume que la mayoría de sus funciones que se hallan disponibles para los usuarios en su puesto de trabajo, son usadas con normalidad en su labor diaria.

Por otra parte, numerosas actividades de trabajo en colaboración apoyado en la red y más específicamente, en la web, caen en los últimos tiempos dentro del ámbito de la denominada Web 2.0. Nos referimos a servicios como Google Docs, Sites, Grupos o Calendar, o formatos como el blog, el wiki o el podcasting. Dado que este tema ha sido ya abordado en profundidad en la actividad formativa "Web 2.0 educativa", en el presente curso no se incidirá especialmente en los servicios que la Web 2.0 proporciona para la colaboración.

Para saber más ...

• Como complemento a este tema, que supone la puesta en marcha de la primera unidad didáctica y del curso, se recomienda la lectura del artículo titulado Trabajo cooperativo con ordenador, de Manuel Ortega y José Bravo (Universidad de Castilla-La Mancha. 2001. Curso: Introducción a la Interacción Persona-Ordenador. AIPO):
   

En él se trata el impacto del trabajo en grupo por computador, se destacan las características generales de los sistemas CSCW, se atiende a la interacción persona-ordenador y se presentan diferentes tipos de trabajo en grupo asistidos por ordenador.
 

• Otro artículo interesante es Posibilidades Formativas de las Herramientas Groupware. El aprendizaje colaborativo en la educación de Pedro Román Graván de la Facultad de Ciencias de la Educación de la Universidad de Sevilla, que incide en la clasificación de las herramientas de groupware y en la evaluación de la actividad de colaboración apoyada en ellas.
   
• También, puede ser adecuada la lectura de la trascripción de la conferencia titulada Grupos de trabajo en comunidades virtuales, presentada en las Jornadas de la red FREREF NTIC (9 y 10 de julio de 2001) de la UOC por Robert Lewis, Profesor de Tecnología del Conocimiento (Universidad de Lancaster):

donde se presenta un conjunto de reflexiones sobre la naturaleza del aprendizaje dentro de un grupo de trabajo, los aspectos positivos y negativos que esto puede aportar a los alumnos, así como la función de los grupos de trabajo en los entornos de educación virtual. Este artículo incide sobre todo en el ámbito del denominado CSCL (Computer-Supported Cooperative Learning, aprendizaje cooperativo asistido por computador) más que en el antes mencionado CSCW. Sin embargo, dado que el marco laboral para los participantes del presente curso lo pone el sistema educativo, no está de más incidir tanto en el trabajo cooperativo como en el aprendizaje cooperativo.

Referencias y fuentes

[1] Ensayo sobre software colaborativo, Rubén A. González García, Juan C. Priego Azcuaga , Universidad "Juárez"' Autónoma de Tabasco, DACB

[2] Guimaráes, N., Antunes, P. , Pereira, A.; The Integration of Workflow Systems and Collaboration Tools

[3] Wikipedia, Collaborative software

[4] Sitio web de BSCW

[5] Wikipedia, Flujo de trabajo

[6] La plataforma iTecSoft: Un caso de colaboración inter-organizativa 2.0.

[7] Clasificación No Excluyente de funciones y herramientas CSCW, Víctor M. R. Penichet, José A. Gallud, María D. Lozano, Grupo de Investigación LoUISE - Instituto de Investigación en Informática (I3A) - Universidad de Castilla-La Mancha, 02071 Albacete, España

* El trabajo colaborativo y las comunidades de aprendizaje, Universidad Rovira y Virgili, Instituto de Ciencias de l'Educació, El espacio europeo de educación superior, panorámica general para profesores, Angel-Pío González Soto

* Workflow y Groupware, definiciones extendidas.

* Wikipedia, la enciclopedia libre.

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