Si una celda contiene los resultados de una fórmula u otros valores de la celda que desee supervisar, pueden identificarse las celdas aplicando formatos condicionales. Por ejemplo, se puede aplicar un sombreado de color verde (resaltar) a la celda si las ventas sobrepasan a las ventas pronosticadas y un sombreado de color rojo si las ventas son menores que las ventas pronosticadas.
Cuando cambian las condiciones Si el valor de la celda cambia y ya no cumple la condición especificada, Microsoft Excel suprimirá temporalmente los formatos que resalten esa condición. Los formatos condicionales continúan aplicados a las celdas hasta que se quiten, aunque no se cumpla ninguna de las condiciones y no se muestren los formatos de celda especificados.
Este tema proporciona información acerca de:
Para utilizar los valores de las celdas seleccionadas como el criterio de formato, haga clic en Valor de la celda, seleccione la frase de comparación e introduzca un valor en el cuadro correspondiente. Puede introducirse un valor constante o una fórmula. Si se introduce una fórmula, se debe iniciarla con un signo igual (=).
Para utilizar una fórmula como criterio de formato (para evaluar datos o una condición que no sean los valores de las celdas seleccionadas), haga clic en Fórmula en el cuadro de la izquierda y, a continuación, escriba la fórmula en el cuadro de la derecha. La fórmula debe evaluarse contra un valor lógico VERDADERO o FALSO.
Microsoft Excel solamente aplicará los formatos seleccionados si el valor de la celda cumple la condición o si la fórmula devuelve un valor VERDADERO.
Pueden especificarse hasta tres condiciones. Si ninguna de las condiciones que se han especificado es verdadera, las celdas conservarán los formatos existentes. Pueden utilizarse los formatos existentes para identificar una cuarta condición.
Sugerencias
y, a continuación, seleccione las celdas a las que desee dar formato. Para
copiar sólo los formatos condicionales, seleccione las celdas a las que
desee dar formato e incluya por lo menos una celda en la selección que
contenga los formatos condicionales que desee copiar. En el menú Formato,
haga clic en Formato condicional y, a continuación, haga clic en Aceptar.Volver al principio
Para cambiar los formatos, haga clic en Formato para la condición que desee modificar. Para volver a seleccionar formatos en la ficha actual del cuadro de diálogo Formato de celdas, haga clic en Borrar.
Para agregar una nueva condición, haga clic en Agregar.
Para quitar una o más condiciones, haga clic Eliminar y, a continuación, active la casilla de verificación de las condiciones que desee eliminar.
Sugerencia Para quitar todos los formatos condicionales así como todos los demás formatos de celda de las celdas seleccionadas, elija Borrar en el menú Edición y, a continuación, haga clic en Formatos.
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Para buscar todas las celdas de la hoja de cálculo que tengan formatos condicionales, haga clic en cualquier celda.
Para buscar las celdas que tengan cualquier formato condicional, haga clic en Todos.
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Los valores de las celdas seleccionadas pueden compararse con una constante o con los resultados de una fórmula. Para evaluar los datos en las celdas no comprendidas dentro del rango seleccionado o para examinar varios conjuntos de criterios, puede utilizarse una fórmula lógica para especificar los criterios de formato.
La fórmula puede también evaluar criterios que no estén
basados en datos de hoja de cálculo. Por ejemplo, la fórmula =DIASEM("12-5-99")=1
devuelve VERDADERO si la fecha es 12-5-99 es domingo. A menos que una fórmula
haga referencia de forma específica a las celdas seleccionadas a las que se
encuentra dando formato, los valores de las celdas no afectarán si la
condición es verdadera o falsa. Si una fórmula no hace referencia a las
celdas seleccionadas, debe introducir las referencias de celda en la fórmula.
En el siguiente ejemplo, se aplican formatos condicionales al rango B2:E3 para analizar las contribuciones trimestrales de todo el año. Los resultados trimestrales que contribuyan en un porcentaje del 30% o mayor al resultado total, se mostrarán en negrita y en color verde. Los resultados trimestrales que contribuyan en un porcentaje del 20% o menor, se mostrarán en negrita y en color rojo.
En la siguiente tabla se resumen los formatos condicionales que se aplican al rango B2:E3 Microsoft Excel adaptará la parte relativa (el número de fila) o la referencia de celda $F2 en la fórmula de modo que cada celda en el rango B2:E3 se compare con el total correspondiente en la columna F.
| Valor de la celda | Fórmula | Formatos | |
|---|---|---|---|
| Condición 1 | Mayor o igual que | =$F2*0,3 | Negrita, fuente color verde |
| Condición 2 | Menor o igual que | =$F2*0,3 | Negrita, fuente color rojo |
En el siguiente ejemplo, una fórmula examina los datos ubicados fuera de las celdas seleccionadas a los que se aplican los formatos condicionales. Si el valor promedio del rango $A$1:$A$5 es mayor que 3.000 y los valores del rango son 1.800, como mínimo, la fórmula devolverá un valor VERDADERO y se aplicará un sombreado en color verde. Las celdas a las que se ha dado formato pueden contener texto o cualquier valor, ya que no se utilizan en la fórmula.
| La fórmula | Formatos | |
|---|---|---|
| Condición 1 | =Y(PROMEDIO($A$1:$A$5)>3000, MIN($A$1:$A$5)>=1800) |
Sombreado en color verde |
En el ejemplo siguiente, el formato condicional muestra números pares en el rango seleccionado A4:D20 en color de fuente azul. La función RESIDUO divide cada número por 2 y si no hay residuo o resto la fórmula devuelve VERDADERO.
| Fórmula | Formatos | |
|---|---|---|
| Condición 1 | =RESIDUO(A4;2)=0 | Fuente azul |
Esta fórmula debe evaluar a cada celda en el rango. Cuando escriba cada fórmula en el cuadro de diálogo Formato condicional, sin embargo, introduzca sólo la referencia de celda para cada celda activa en el rango seleccionado. Microsoft Excel ajustará las referencias a otras celdas relativas a la celda activa.
Comprobar un formato condicional antes de aplicarlo Una manera fácil de asegurar que las referencias de la fórmula son correctas es aplicar el formato condicional primero a una celda en el rango. Después seleccionar todo el rango, haga clic en Formato condicional en el menú Formato y, a continuación, haga clic en Aceptar. El formato condicional aplicado a la primera celda se aplicará a todo el rango, con la fórmula ajustada de forma correcta en cada celda.
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