Normalmente, las hojas de cálculo contienen rótulos en la parte superior de cada columna y a la izquierda de cada fila que describen los datos de la hoja. Puede utilizar estos rótulos dentro de fórmulas cuando desee hacer referencia a los datos. En la hoja de cálculo pueden utilizarse también nombres descriptivos que no sean rótulos para representar a las celdas, los rangos de celdas, las fórmulas o los valores constantes.
Nota De manera predeterminada, Microsoft Excel no reconoce los rótulos de las fórmulas. Para utilizar rótulos en las fórmulas, haga clic en el comando Opciones del menú Herramientas y, a continuación, en la ficha Calcular. En Opciones del libro, active la casilla de verificación Aceptar rótulos en las fórmulas.
Utilizar los rótulos para representar celdas Cuando se crea una fórmula que hace referencia a datos en una hoja de cálculo, se pueden utilizar los rótulos de fila y de columna de la hoja para hacer referencia a datos. Por ejemplo, en el siguiente ejemplo, las columnas con los rótulos Producto1, Producto2 y Producto3. Para calcular el valor total de la columna Producto1, puede habilitar la fórmula =SUMA(Producto1).
O si desea hacer referencia al volumen de Producto3 para la división Este (es decir, el valor 110,00), podrá usar la fórmula =Producto Este. El espacio que hay en la fórmula "Producto3" y "Este" es el operador de intersección. Este operador designa que Microsoft Excel debe buscar y devolver el valor de la celda en la intersección de la fila que tiene el rótulo Este y la columna que tiene el rótulo Producto3.
Rótulos apilados Si se tienen rótulos para las columnas y filas en la hoja de cálculo, pueden utilizarse para crear fórmulas que hagan referencia a los datos de la hoja de cálculo. Si la hoja de cálculo contiene rótulos de columna apilados (un rótulo en una celda va seguido de uno o más rótulos debajo), pueden utilizarse en las fórmulas para hacer referencia a los datos de la hoja de cálculo. Por ejemplo, si el rótulo Occidente está en la celda E5 y el rótulo Previstas está en la celda E6, la fórmula =SUMA(Occidente Previstas) devolverá el valor total de la columna Occidente Previstas.
El orden de los rótulos apilados Si se hace referencia a la información mediante el uso de rótulos apilados, la referencia se hará en el orden en que aparezcan los rótulos, de arriba a abajo. Si el rótulo Occidente está en la celda F5 y el rótulo Real está en la celda F6, puede hacer referencia a los números reales de Occidente mediante el uso de Occidente Real en una fórmula. Por ejemplo, para calcular el promedio de las cifras reales de Occidente, utilice la fórmula =PROMEDIO(Occidente Real).
Definir nombres para representar celdas Si los datos no tienen rótulos o se desea utilizar la información almacenada en una hoja de cálculo en otras hojas, puede crearse un nombre que describa la celda o el rango. Un nombre descriptivo en una fórmula puede facilitar la comprensión del objetivo de la fórmula. Por ejemplo, la fórmula =SUMA(VentasPrimerTrimestre) puede ser más sencilla de identificar que =SUMA(Ventas!C20:C30). En este ejemplo, el nombre VentasPrimerTrimestre representa el rango C20:C30 en la hoja de cálculo denominada Ventas.
Los nombres están disponibles en cualquier hoja de cálculo. Por ejemplo, si el nombre VentasProyectadas hace referencia al rango A20:A30 en la primera hoja del cálculo de un libro, puede utilizarse el nombre VentasProyectadas en cualquier hoja del mismo libro para hacer referencia al rango A20:A30 en la primera hoja de cálculo. Los nombres también pueden utilizarse para representar fórmulas o valores que no cambien (constantes). Por ejemplo, puede utilizarse el nombre IVA para representar el importe del impuesto (como un porcentaje) aplicado a las transacciones de ventas.
Nota Como valor predeterminado, en los nombres se utilizan referencias absolutas de celda.
Especificar los rótulos Si se seleccionan celdas en los rangos rotulados para crear fórmulas, Microsoft Excel puede insertar los rótulos en lugar de las referencias de celda en las fórmulas. Los rótulos permiten ver la forma en que se crean las fórmulas. Puede utilizarse el cuadro de diálogo Rango de rótulos (menú Insertar, submenú Nombre, comando Rótulo) para especificar los rangos que contengan rótulos de fila y columna en la hoja de cálculo.
Utilizar fechas como rótulos Si se asigna un rótulo a un rango mediante el cuadro de diálogo Rango de rótulos y el rango contiene un año o una fecha como un rótulo, Excel definirá la fecha como un rótulo encerrándolo entre comillas sencillas cuando se escriba en una fórmula. Por ejemplo, supongamos que la hoja de cálculo contiene los rótulos 1996 y 1997 y se han especificado los rótulos mediante el cuadro de diálogo Rango de rótulos. Cuando escriba la fórmula =SUMA(1997), Excel actualizará automáticamente la fórmula a =SUMA('1997').
Para obtener más información acerca de las opciones del cuadro de
diálogo Rango de rótulos, haga clic en el signo de interrogación 
y, a continuación, haga clic en la opción.
Sugerencia Si se asigna un rótulo a una lista mediante el uso del comando Rótulo y, a continuación, amplía la vista de la hoja de cálculo un 39 % o un porcentaje menor, Excel agregará un borde azul alrededor de los rótulos especificados mediante el comando Rango de rótulos en la hoja de cálculo. El borde azul no se imprimirá y no aparecerá cuando se amplíe la hoja por encima del 39 %.
Caracteres permitidos El primer carácter de un nombre deberá ser una letra o un carácter de subrayado. Los demás caracteres del nombre pueden ser letras, números, puntos y caracteres de subrayado.
Nombres iguales que referencias Los nombres no pueden ser iguales que una referencia de celda, como Z$100 o F1C1.
Usar varias palabras Se pueden usar varias palabras pero no se permiten espacios. Pueden utilizarse caracteres de subrayado y puntos como separadores; por ejemplo, Impuesto_Ventas o Primer.Trimestre.
Número máximo de caracteres Un nombre puede contener 255 caracteres como máximo.
Nota Si un nombre definido para un rango
contiene más de 253 caracteres, no podrá seleccionarlo en el cuadro Nombre 
.
Distinción entre mayúsculas y minúsculas Los nombres pueden contener letras mayúsculas y minúsculas. Microsoft Excel no distingue entre mayúsculas y minúsculas en los nombres. Por ejemplo, si se ha creado el nombre Ventas y, se crea otro denominado VENTAS en el mismo libro, el segundo nombre reemplazará al primero.
Nota No puede asignarse un nombre a una celda mientras se esté cambiando el contenido de la misma.
Nota Un nombre creado mediante este procedimiento únicamente hará referencia a las celdas que contengan valores y no incluirá los rótulos de columna o fila existentes.
El cuadro Se refiere a presenta la referencia, la formula o la constante que representa el nombre.
Sugerencia También puede crearse una lista de los nombres disponibles en un libro. Busque un área con dos columnas vacías en la hoja de cálculo; la lista tendrá dos columnas: una para el nombre y otra para su descripción. Seleccione una celda que se convertirá en la esquina superior izquierda de la lista. En el menú Insertar elija Nombre y, a continuación, haga clic en Pegar. En el cuadro de diálogo Pegar nombre, haga clic en Pegar lista.
Para cambiar las referencias por nombres en la hoja de cálculo, seleccione una única celda.
Al definir un nombre que haga referencia a una celda o a un rango de celdas de otro libro, se crea un vínculo denominado referencia externa. Si va a realizar este procedimiento, compruebe que el libro de referencia está abierto y que lo ha guardado.