Índice del tema: 1. Los almacenes de correo personal 2. Copias de seguridad del correo-e 3. Autoarchivado de los buzones

 

Hasta el momento hemos visto cómo manejar y organizar los mensajes de correo y las carpetas que los contienen. Manipulamos los mensajes como una especie de documentos de texto enriquecido que podemos ver en MS Outlook como diferentes entradas de una lista ordenada; posiblemente, de forma cronológica. Y las carpetas de correo como "contenedores" que acumulan mensajes. Pero ¿se encuentran realmente estas carpetas y mensajes en el PC personal o están en otra parte?

Por otra parte, seguramente alguna vez se ha presentado la necesidad de trasladar los mensajes de correo de un equipo a otro, ya sea del equipo doméstico al del puesto de trabajo y viceversa, o de un puesto de trabajo a otro. O quizá la de realizar una copia de seguridad para evitar pérdidas de datos.

Resulta muy útil conocer dónde se almacenan los mensajes y saber cómo copiarlos y moverlos a otro lugar del propio PC o al PC de otro puesto.

 

1. Los almacenes de correo personal

Los mensajes de correo y la estructura de carpetas en que se organizan se almacenan realmente en un archivo de datos con un formato propio de la aplicación Outlook, denominado archivo de carpetas personales, que se encuentra en alguna unidad de disco del PC.

Se trata de un archivo en el que se almacenan los mensajes de correo, pero también otros elementos de Outlook como las citas y los contactos, que se denomina almacén personal o archivo .pst (abreviatura de post, correo) -al igual que cuando se guarda un documento de MS Word éste se almacena en el PC como un archivo de tipo .doc, Outlook guarda la información en un archivo con extensión .pst-. Este tipo de archivo se denomina almacén personal debido a que el usuario lo almacena personalmente en su equipo o en unidades periféricas accesibles desde su equipo. Al igual que ocurre con los archivos de documento de Word, los archivos .pst de Outlook se pueden abrir, cerrar, mover o copiar.

 

1.1 Ubicación de los almacenes

¿Dónde se encuentran estos archivos de almacén? Desde luego la ubicación no se encuentra de forma inmediata pero tampoco es complicado localizarla. Veamos cómo hacerlo.

En Outlook prácticamente todos los usuarios cuentan con una estructura de carpetas predefinida en la que se encuentran las denominadas Carpetas personales y las Carpetas archivadas que constan, a su vez,  de la Bandeja de entrada, los Elementos enviados, los Elementos eliminados y las Carpetas de búsqueda, como ya hemos visto. Y éstas contienen o pueden contener un conjunto de mensajes de correo-e.
 

 

Puedo saber dónde se encuentra el archivo de almacén correspondiente a las carpetas personales utilizando la opción de menú Archivo > Administración de archivos de datos:
 

lo que da lugar a la apertura de la ventana Archivos de datos de Outlook donde se encuentra una referencia a todos los almacenes personales que en este momento existen: normalmente uno para el buzón principal del usuario (o Carpetas personales) y otro para las Carpetas archivadas (cuyo origen y significado se verán más adelante, en esta sección y en la sección 3. Autoarchivado):
 

Al seleccionar Carpetas personales y hacer clic en Configuración se obtienen las propiedades del almacén correspondiente a este conjunto de mensajes:
 

en particular, se puede ver cuál es el nombre de su archivo de almacén. En la imagen de ejemplo la ruta del archivo es:

C:\Documents and Settings\<nombre de usuario>\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Outlook.pst

que, como se observa, corresponde  a un archivo de extensión .pst, denominado Outlook.pst, que se encuentra en una ruta más o menos complicada del PC pero que es bastante general en todos los equipos.

Si, análogamente, acudimos a la configuración de Carpetas archivadas, veríamos que el archivo de datos es:

C:\Documents and Settings\<nombre de usuario>\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst

situado en la misma ruta que el anterior pero cuya denominación es archive.pst.

Si en la ventana Archivos de datos de Outlook, vista anteriormente, se hace clic en Abrir carpeta en lugar de en Configuración, se abre directamente la carpeta que contiene el mencionado archivo de datos:
 

 

Como observamos en la imagen de ejemplo, en esta carpeta figuran los archivos Outlook.pst y archive.pst, pero también podrían figurar otros; luego veremos por qué. O podría existir sólo uno, sin que apareciera el denominado archive.pst.

Pues bien, tanto Outlook.pst como archive.pst son archivos de datos que contienen una estructura interna de almacenamiento de los mensajes de correo, cada uno con su propia bandeja de entrada, de elementos enviados, eliminados y de búsquedas. Obsérvese que en el ejemplo el archivo Outlook.pst "mide" 2,6 GB (gigabytes), lo que da idea de que estos archivos pueden crecer enormemente a medida que acumulan mensajes de correo. Es una buena idea no dejarlos crecer sin medida, ya que tarde o temprano esto puede generar problemas de funcionamiento, de pérdida de información o de ralentización de uso.

¿Por qué normalmente existen dos archivos de almacenamiento: Outlook.pst (correspondiente a las denominadas Carpetas personales de correo) y archive.pst (correspondiente a las Carpetas archivadas), en lugar de uno solo? Precisamente la respuesta está relacionada con en el comentario realizado al final del párrafo anterior: a medida que el almacén del buzón principal (Outlook.pst) crece es una buena práctica el ir archivando los mensajes más antiguos (o los que así convenga al usuario) en otro archivo de almacén (archive.pst) para aligerar el funcionamiento y ganar en seguridad. En una sección posterior se verá que existen herramientas de Outlook que racionalizan esta labor de archivado de mensajes.

En una red institucional como la nuestra el almacén del buzón principal de correo del usuario (Outlook.pst) no reside en su PC sino en un carpeta de red personal dedicada a tal efecto. Esta carpeta puede tener una denominación como N:, por ejemplo (y el archivo de datos no necesariamente debe llamarse Outlook.pst, aunque sí tiene extensión .pst). Esto facilita el que los responsables de los servicios informáticos realicen el mantenimiento y velen por la seguridad de los archivos de almacén, en lugar de que la responsabilidad recaiga en el usuario. Sin embargo, es el usuario quien debería estar pendiente del archivado de los mensajes antiguos de esta carpeta en otra. En la siguiente imagen, correspondiente a un puesto de la Consejería de Educación, se observa que el almacén del buzón principal se denomina Carpetas personales(1).pst y reside en la carpeta /correo de la unidad de red N:
 

 

 

 

1.2 Apertura y creación de archivos personales de almacén

Como hemos mencionado, en la casi totalidad de las instalaciones de MS Outlook existen los denominados archivos de almacén Outlook.pst y archive.pst. Pero, ¿se podría incorporar a Outlook otro archivo .pst diferente? O, aún más, ¿se podría crear un archivo .pst para usarlo a conveniencia?

La respuesta es afirmativa en ambos casos. Recordemos que en una imagen anterior los mencionados archivos coexistían con un tercero. Para abrir éste en Outlook de modo que su estructura y contenido de mensajes aparezca en la lista de carpetas, hay que hacer clic en el botón Agregar de la ventana Archivos de datos de Outlook, de modo que se abre la ventana Nuevos archivos de datos:
 

cuando se elige la opción Tipo de almacenamiento = Archivo de carpetas personales (.pst) de Office Outlook y se pulsa Aceptar se abre el explorador de archivos de forma que podemos seleccionar el archivo .pst deseado y hacer clic en Abrir:
 

Se despliega entonces la ventana Carpetas personales correspondiente al archivo .pst abierto. El nombre que figura en el campo Nombre es el que se verá en Outlook y puede coincidir o no con el Nombre de archivo .pst (CFIE_02-06 en la imagen):
 

 

Cuando se hace clic en Aceptar se observa que este archivo queda incorporado al conjunto de Archivos de datos de Outlook:
 

y al Cerrar el contenido del archivo de datos, es decir, toda su estructura de buzones de entrada, elementos enviados, etc., con sus respectivos mensajes, queda visible en la lista de Todas las carpetas de correo de Outlook:
 

 

El archivo .pst que se desea abrir no tiene que estar necesariamente en la misma carpeta donde se hallaban originalmente Outlook.pst y archive.pst. De hecho, también se puede abrir un .pst almacenado en cualquier equipo de la red, siempre que se tengan los permisos adecuados y no lo haya abierto otro usuario. Los archivos de carpetas personales sólo pueden ser utilizados por un único usuario en un equipo concreto al mismo tiempo.

Cuando no se necesita utilizar el contenido de un archivo .pst, se puede cerrar para que sea retirado de la lista de carpetas y ganar claridad. Esto se lleva a cabo haciendo clic en el mismo con el botón secundario ratón y haciendo clic en Cerrar :
 

 

Al cerrar un archivo .pst, éste deja de mostrarse en Outlook, pero ello no afecta a su contenido ni a la ubicación del mismo en el equipo. Además, siempre tiene la opción de volver a abrirlo siguiendo los pasos descritos más arriba.

Acabamos de ver cómo abrir un archivo .pst existente pero también se puede crear un nuevo archivo de carpetas personales. Para ello, igual que antes, hay que utilizar el botón Agregar de la ventana Archivos de datos de Outlook y, tras elegir de nuevo la opción Tipo de almacenamiento = Archivo de carpetas personales (.pst) de Office Outlook, indicar en Nombre de Archivo el del nuevo archivo que deseamos crear (Nuevas carpetas personales.pst en la siguiente imagen de ejemplo):

 

Al Aceptar se abre la ventana Crear carpetas personales de Microsoft donde se presenta la ruta del Archivo, y el Nombre, no del archivo .pst que acabamos de decidir en el paso anterior, sino el que se mostrará dentro de Outlook y que convivirá con Carpetas personales (Outlook.pst) y con Carpetas archivadas (archive.pst) ya existentes:

 

 

Nota: véase que en esta ventana se puede establecer una contraseña para la apertura del nuevo archivo desde Outlook e incuso un cifrado de seguridad, pero no nos detendremos en estos aspectos.

Obsérvese en la imagen anterior que Outlook asigna de manera predeterminada el nombre Carpetas personales (resaltado en azul) a todos los nuevos archivos de carpetas personales. La búsqueda de una carpeta personal se facilita considerablemente si se le da un nombre exclusivo, de modo que es buena idea cambiar el nombre:
 

de modo que el nuevo archivo queda incorporado al conjunto de Archivos de datos:
 

y al Cerrar esta ventana, a la estructura de Todas las carpetas de correo:

 

Nótese de nuevo que el nombre del almacén en disco (denominado Nuevas Carpetas personales.pst en el ejemplo) no tiene por qué coincidir con el nombre de carpeta de correo que se visualiza en Outlook (Inspección).

 

Nota: crear un nuevo archivo .pst no es equivalente a crear una Nueva carpeta de correo dentro de una Carpeta personal ya existente. Cuando creamos una carpeta:
 

lo hacemos necesariamente dentro de un archivo de almacén personal ya que al crearla debemos elegir en qué .pst se ubicará mediante el campo Seleccionar ubicación de la carpeta:
 

En la figura anterior se ha elegido crear la carpeta Proyectos dentro del .pst denominado Carpetas personales, de modo que Proyectos "colgará" de éste y quedará almacenada dentro de él (es decir, Proyectos no es un .pst en sí mismo, sino una unidad de organización de la información dentro del .pst):

 

1.3 Almacenamiento de mensajes en los nuevos archivos personales

Los mensajes de correo pueden almacenarse en un archivo .pst de dos maneras distintas:

Manualmente: se pueden arrastrar y mover los mensajes desde la bandeja de entrada estándar o desde los Elementos enviados a algún punto de la estructura de carpetas del nuevo archivo .pst., tal como se hace habitualmente entre las carpetas estándar de Outlook.

Automáticamente: los mensajes también se pueden mover o copiar automáticamente al archivarlos utilizando reglas (como se ha visto en el tema anterior) o al exportarlos (como se verá más adelante).

 

2. Copias de seguridad de los almacenes de correo

Los mensajes de correo electrónico contenidos en un archivo .pst, son portátiles. Esto significa que para compartirlos con otros usuarios basta con entregarles copias del archivo .pst para que puedan abrirlos en sus propios equipos y en sus respectivas versiones de Outlook.

Una forma fácil de crear una copia de los mensajes de correo electrónico es utilizar el Asistente para importar y exportar (lo trataremos más adelante, en el apartado 2.2 de esta sección) para copiarlos en un archivo .pst (al utilizar este asistente, el archivo .pst se crea automáticamente). Otro método consiste en cerrar Outlook, buscar el archivo .pst en Windows Explorer y crear una copia del mismo como si se tratara de un documento de Word o de cualquier otro tipo de archivo.

Para los casos en los que el equipo se bloquea por alguna razón y no se tiene acceso al servidor de correo, es conveniente disponer de copias de seguridad de los mensajes importantes en un CD o en otro dispositivo de memoria extraíble. Con una copia del archivo .pst también resulta más fácil compartir mensajes de correo electrónico relevantes con un colaborador o recuperar ciertos mensajes antiguos cuando sea necesario.

Al estar el correo electrónico u otros datos de Outlook almacenados en un archivo .pst, se puede crear fácilmente una copia de seguridad: un método sencillo consiste en buscar  el archivo .pst en el Explorador de Windows, copiarlo y darle un nombre como CopiaDeSeguridad.pst. Después, se puede guardar esta copia de seguridad en un CD o en otro dispositivo de almacenamiento.

El almacenamiento de datos en un archivo .pst puede tener múltiples ventajas. No obstante, si no se tiene cuidado al mover o copiar archivos .pst, puede que aparezcan mensajes como el de la siguiente figura:
 

 

Para buscar los archivos en el Explorador de Windows y evitar que más tarde se produzcan problemas en Outlook (como el del mensaje de error de la imagen), es bueno tomar las precauciones que se mencionan a continuación. Se debe cerrar el archivo .pst (de la forma que vimos antes) desde la lista de carpetas antes de moverlo o cambiar el nombre del mismo en Windows. Si se tiene intención de utilizar el archivo .pst en un equipo con una versión de Outlook anterior a Outlook 2003 (o si se le proporciona una copia del archivo a un usuario de una versión anterior), se deberá utilizar un archivo .pst del formato 97-2002 (en el apartado 1.2 Apertura y creación ... en la imagen correspondiente a la apertura de un .pst se observaba que cabía la posibilidad de elegir este tipo de archivo).

A veces, los archivos .pst parecen totalmente invisibles al buscarlos fuera de Outlook. Ello se debe a que algunas de las ubicaciones en las que Outlook los almacena están ocultas de manera predeterminada en Windows. Para poder ver estos archivos en el Explorador Windows, debe utilizar las opciones para mostrar los archivos y carpetas ocultos.

Debemos asegurarnos también de que no es archivo de sólo lectura. Es posible que al copiar un archivo en una unidad de CD-ROM regrabable u otro dispositivo de medio extraíble, éste se convierta en un archivo de sólo lectura. Si más tarde desea abrir el archivo en Outlook, se tendrá que hacer clic con el botón secundario en el Explorador de Windows, hacer clic en Propiedades y desactivar la casilla de verificación Sólo lectura.

 

2.1 Compactación de los almacenes de correo

Si se pretende guardar un archivo .pst en un disco es importante tener en cuenta su tamaño. Cuando se eliminan datos de un archivo .pst para intentar reducir su tamaño (por ejemplo, si se eliminan mensajes para quitarlos del archivo) normalmente se observará que su tamaño no disminuye. Digamos que cuando se eliminan mensajes, lo que ocurre realmente es que los mensajes desaparecen de la vista de Outlook pero siguen permaneciendo y ocupando espacio en el archivo .pst. Para que su tamaño se reduzca de forma efectiva deberá también ser compactado. La compactación los elimina realmente del archivo .pst (puede que el usuario esté familiarizado con la herramienta Desfragmentador de disco de Windows; la operación de compactar el archivo .pst es similar a la de ejecutar la herramienta Desfragmentador de disco en el disco duro).

Para acceder a la compactación de los almacenes personales de correo hay que usar de nuevo la opción de menú Archivo > Administración de archivos de datos y, en la ventana Archivos de datos, elegir el archivo .pst que se desea compactar y pulsar el botón Configuración:
 

de modo que en la ficha de configuración de este archivo se puede hacer clic en Compactar ahora:

 

Así comenzará el proceso de reducción, si es posible, del espacio total ocupado por el archivo pst:

 

Este proceso puede ocupar bastantes minutos si hace bastante tiempo que no se realiza una compactación y, además, se han producido numerosos movimientos en las carpetas de correo. Por ello es conveniente realizarlo con relativa frecuencia.
 

Nota: La compactación hay que realizarla por separado en cada archivo .pst que se tenga en Outlook.

 

 

2.2 Exportación de archivos de correo

A pesar de que indicamos anteriormente que una carpeta de correo de Outlook no se identifica necesariamente con un archivo .pst, podemos exportar el contenido de una carpeta de correo a un archivo .pst individual para mantener una copia de seguridad únicamente del contenido de dicha carpeta. Para ello podemos utilizar la opción de menú Archivo > Importar y exportar:
 

que da acceso al Asistente para importar y exportar archivos de correo:
 

 

Al seleccionar Exportar a un archivo y pulsar Siguiente se llega a la ventana de exportación:
 

 

Nota: en esta sección no haremos referencia a la importación de archivos o a la exportación a formatos de archivos que no sean de correo (como MS Excel, archivos de texto, etc).

donde podremos elegir la carpeta que queremos exportar:
 

 

Si la carpeta elegida contiene otras carpetas, es conveniente marcar la casilla Incluir subcarpetas para que se exporte recursivamente todo su contenido. Al pulsar Siguiente se puede elegir el nombre y la ubicación del archivo .pst de almacén donde se archivará. En la siguiente imagen se ha dejado el nombre asignado automáticamente por Outlook, denominado backup -en inglés, copia de seguridad- así como la ruta -la misma donde se hallan el resto de carpetas archivadas, si las hubiere-:
 

Al Finalizar el proceso se puede elegir el Nombre con que Outlook reconocerá este contenedor de correo (en la imagen se ha denominado Bandeja_entrada_sept2010):
 

 

Cuando se hace clic en Aceptar el proceso de exportación comienza (podría llevar varios minutos dependiendo del volumen de mensajes que contuviera la carpeta que se está exportando):
 

 

Una vez concluida la exportación podríamos acudir a la carpeta de Windows donde está el archivo .pst correspondiente o abrirlo como ya sabemos directamente desde Outlook eligiendo, como es obvio, el archivo .pst recién creado (bakup.pst en nuestro ejemplo):
 

Una vez abierto veremos en la lista de Todas las carpetas de correo de Outlook la copia recién exportada:

y, si no nos interesa tenerla presente continuamente, podríamos cerrarla hasta que necesitemos usarla.

 

Nota: no sólo es posible exportar carpetas de correo, sino que también es posible hacerlo de forma análoga con los Contactos y con otros elementos de Outlook.

Cuando se exportan mensajes de correo electrónico, en realidad se crea una copia de los mensajes en el archivo exportado. Mientras, los mensajes originales permanecen en el Buzón. Resultado: dos archivos idénticos.

 

3. Autoarchivado de los buzones