Índice del tema: 1. Organización del buzón mediante carpetas, colores y vistas 2. Organización mediante reglas automáticas 3. Búsquedas en los buzones de correo

 

 

Para llevar a cabo la comunicación mediante mensajes de correo electrónico en nuestro entorno profesional utilizamos principalmente la aplicación de "cliente" de correo-e denominada Microsoft Outlook, en su versión 2003. Además de un cliente de correo, Outlook puede ser considerada también como una aplicación de gestión de oficina (es decir, una aplicación ofimática) y forma parte de la denominada "suite" Microsfot Office. En lo que sigue trataremos algunos aspectos y funciones específicos de MS Outlook 2003 (estos aspectos son absolutamente análogos en la versión preliminar y en las versiones posteriores, aunque pueden variar en la forma de presentarse).

Originalmente, las aplicaciones de cliente de correo electrónico fueron pensadas como programas sencillos para leer los mensajes de correo del usuario. Los mensajes eran enviados por un denominado agente de reparto de correo (denominado MDA, Mail delivery agent) o por un servidor de correo saliente que usa el llamado protocolo SMTP, Simple mail transfer protocol (protocolo simple de transferencia de correo). Éste operaba conjuntamente con el denominado agente de transferencia de correo (MTA, Mail transfer agent) o servidor de correo entrante, mediante otro protocolo llamado POP3, Post Office protocol (protocolo de oficina de correo), que depositaba los mensajes en un buzón local. Actualmente los clientes de correo ofrecen muchos más servicios, pero su función esencial sigue siendo la misma.

Imagen tomada de www.netsecuritysolutionsltda.com
 

Nota: Outlook puede ser utilizado como aplicación independiente o, también, en combinación con el denominado Microsoft Exchange Server (servidor de intercambio de Microsoft) para dar servicios a los múltiples usuarios de una organización tales como buzones compartidos, calendarios comunes, etc. En la actualidad la mayoría de usuarios de nuestra organización no tiene Outlook configurado junto con MS Exchange Server, aunque muchos de los usuarios recientes sí cuentan con este servicio. Nos limitaremos, por tanto, a Outlook sin Exchange Server y no daremos más detalles sobre éste.

Dado que el uso de este cliente de correo es algo que ya forma parte del trabajo cotidiano no nos dedicaremos al uso básico que todos sabemos darle, sino que trataremos algunas funciones del mismo más específicas con objeto de obtener mayor rendimiento.

1. Organización del buzón mediante carpetas, colores y vistas

Como sabemos, en MS Outlook la información se almacena en carpetas, de la misma manera que se almacenan los documentos en el explorador de Windows. Aunque estas carpetas no son del tipo Mis documentos, Escritorio, etc., ya que "residen dentro" de Outlook.

En función del tipo de elemento de Outlook con que se trabaje (un elemento es la entidad básica que contiene información: un mensaje de correo electrónico, una cita, un contacto, etc., aunque nos restringiremos aquí a los mensajes) y del tipo de cuenta de correo-e que se use (es decir, dependiendo del servidor de correo y del nombre de usuario, contraseña y dirección de correo electrónico que se utiliza para conectarse a un servicio de correo electrónico), se puede utilizar una gran variedad de carpetas.
 

Imagen tomada de Microsoft Office online
 

De forma predeterminada, en la lista de carpetas del panel de exploración, Outlook muestra las denominadas carpetas predeterminadas:

• Borradores: almacena los mensajes en los que se está trabajando y que no están finalizados.
• Elementos enviados: almacena copias de los mensajes enviados.
• Elementos eliminados: almacena temporalmente los elementos eliminados hasta que se eliminan permanentemente o se recuperan.
• Bandeja de salida: almacena los elementos creados sin conexión (a la red) y que se enviarán la próxima vez que se esté conectado.
• Bandeja de entrada: donde se entregan los mensajes de correo electrónico entrante.

 
 

Nota: el panel de exploración es el situado a la izquierda de la ventana de Outlook:

 

Si el usuario no viera este panel no tiene más que hacer clic en la opción Panel de exploración del menú Ver.

 

Como se observa en la figura, estas carpetas predeterminadas "cuelgan" de un conjunto de carpetas denominado Carpetas personales.

Seguramente todos tenemos la experiencia de llegar a cansarnos de que nuestra Bandeja de entrada se llene con montones de mensajes de diferentes procedencias, unos útiles y otros inútiles, unos relacionados con nuestra labor profesional y otros de carácter más personal, ..., que sería bueno mantener separados. Quizá determinados mensajes de una lista de correo profesional han empezado a ocupar demasiado espacio en la bandeja. O quizá en algún momento necesitamos encontrar con urgencia, entre toda la maraña de correo que recibimos, un conjunto de mensajes de un determinado remitente para solucionar un problema.

Así pues, debemos contar con algunas estrategias que nos permitan dar respuesta a las problemáticas apuntadas en el párrafo anterior. En Outlook se cuenta, efectivamente, con distintos tipos de funciones que contribuyen a ello. Las veremos a continuación. El uso de unas u otras depende en gran medida del objetivo que queramos conseguir en cada momento, pero también de nuestras preferencias y hábitos personales acerca de cómo clasificar y acceder a la información almacenada.

Si utilizamos a la opción de menú Herramientas > Organizar:
 

encontraremos que se despliega a la derecha de la Lista de Carpetas y encima de la bandeja de correo un panel en el que se presentan las principales funciones que Outlook proporciona para la organización y clasificación de nuestros mensajes de correo:
 

 

Por un lado se pueden organizar los mensajes mediante el uso de carpetas definidas por el usuario, mediante el uso de formatos condicionales de color para diferenciar los mensajes y mediante la presentación de los mismos según diferentes vistas. Por otro lado, mediante el uso de las denominadas reglas de correo.

Dedicaremos la presente sección a las tres primeras y la próxima a las últimas.

 

1.1. Carpetas definidas por el usuario

Como se comentaba al principio del tema, Outlook proporciona un conjunto de carpetas predeterminadas, pero el usuario es libre de crear y utilizar nuevas carpetas a su conveniencia. Se pueden crear carpetas propias para una mayor organización y un mejor seguimiento de la información. Por ejemplo, es ya una práctica habitual entre los usuarios el crear nuevas carpetas dentro de la estructura de carpetas personales haciendo clic con el botón secundario (normalmente el derecho) y en el menú contextual que se despliega eligiendo Nueva carpeta:

lo que abre la ventana Crear nueva carpeta donde puede establecerse el Nombre deseado para ella y el tipo de Contenidos que acumulará. Si bien pueden almacenarse contactos, citas, etc., nos restringiremos a los mensajes de correo:
 

 

En el momento en que se hace clic en Aceptar la nueva carpeta que podemos ver también como un nuevo "buzón" aparece en nuestras carpetas personales:
 

 

Como ejemplo, podemos decir que hemos creado esta carpeta con idea de acumular en ella los mensajes intercambiados con los centros docentes de nuestro ámbito, para mantenerlos separados del resto del correo. A su vez podríamos crear nuevas subcarpetas dentro de éstas, por ejemplo, una para cada centro docente. En el ejemplo hemos creado la carpeta "colgando" directamente de Carpetas personales, pero igualmente podríamos haberla creado dentro de la Bandeja de entrada.

No debe preocuparnos el hecho de crear una nueva carpeta en un punto particular de la estructura de carpetas personales ya que en cualquier momento ésta se puede mover a otro lugar de nuestra conveniencia. Para ello no hay más que desplegar el menú contextual de dicha carpeta (clic con el botón secundario) y utilizar las opciones de Mover o Copiar:
 

 

Una vez creada la carpeta, a medida que recibamos mensajes en nuestra bandeja de entrada podremos trasladar a esta nueva carpeta aquéllos que se correspondan con el fin para el que fue creada (siguiendo con el ejemplo propuesto, moveremos a ella los mensajes que recibamos de los centros de nuestro ámbito). Como seguramente sabemos, para mover un mensaje o varios mensajes de la bandeja de entrada a la nueva carpeta no tenemos más que seleccionar dichos mensajes y "arrastrarlos" desde la primera y "soltarlos" en la última, aunque también podemos hacer clic secundario sobre el mensaje seleccionado y usar las opciones Mover o Copiar en una carpeta:
 

para después seleccionar la carpeta de destino:
 

 

En el ejemplo que seguimos estamos suponiendo implícitamente que vamos a trasladar a la nueva carpeta mensajes recibidos de los centros, pero igualmente podemos apartar en ella los mensajes que nosotros les enviamos. En principio no hay ninguna diferencia salvo por el hecho de que las carpetas de entrada de correo tienen, de forma predeterminada, los campos: De, Asunto, Recibido y Tamaño:

mientras que la de elementos enviados tienen: Para, Asunto, Enviado el y Tamaño:
 

 

No obstante, creemos una subcarpeta enviados dentro de Centros del distrito:

 

 

De esta carpeta podemos retirar los campos De y Recibido y sustituirlos por Para y Enviado el de la siguiente forma. Haciendo clic secundario en la fila de cabecera y eligiendo la opción Selector de campos:
 

accedemos a la ventana Selector de campos, donde figuran todos los campos de interés para los mensajes de correo. Si pulsamos, por ejemplo, sobre Para o sobre Enviado el, lo arrastramos hasta la cabecera y lo soltamos en la posición deseada, este campo queda situado en la misma:
 

 

De forma análoga podemos retirar de la cabecera Recibido y De. Pulsando, por ejemplo, sobre De y arrastrándolo hasta la ventana del Selector de campos conseguiremos eliminarlo de la cabecera:

de modo que los campos del buzón de mensajes enviados queden como generalmente conviene:

 

El uso de carpetas definidas por el usuario de esta forma "manual" es bastante frecuente y muy útil, pero en la próxima sección 2. Organización mediante reglas de correo veremos la forma de automatizar los movimientos de mensajes entre estas carpetas.

 

 

1.2 Formatos condicionales de color

La clasificación de los mensajes mediante coloreado selectivo es muy sencilla. Si volvemos a Herramientas > Organizar y elegimos Mediante colores se abre un panel como el de la figura:
 

que nos permite colorear los elementos de la lista de mensajes en función de distintos criterios. Por ejemplo, en la imagen anterior, al seleccionar en la parte inferior un mensaje que proviene del tablón de anuncios de la Universidad de Valladolid (del remitente webmaster UVA), en la parte superior aparece automáticamente tras el campo Mostrar los mensajes de el texto "webmaster UVA" y, si se propone colorear en rojo cualquiera de estos mensajes, al pulsar Aplicar color la lista de elementos de la bandeja de entrada queda coloreada en consecuencia:
 

 

Igualmente se podrían distinguir los mensajes enviados a distintos destinatarios eligiendo Mostrar los mensajes enviados a en la lista desplegable:
 

 

Pueden seleccionarse distintos colores mediante la lista desplegable:
 

 

Como vemos, es muy sencillo y, sin embargo, este método es más potente de lo que parece a simple vista. Si utilizamos el botón Formato automático situado en la parte superior del organizador (y que puede pasar relativamente desapercibido):
 

obtenemos la ventana:

 

En ella vemos que parecen existir un conjunto de cinco reglas de coloreado predefinidas; por ejemplo, para los mensajes sin leer vemos que se aplica una Fuente tipo Tahoma Negrita de tamaño 8 puntos. Esta es la razón de que en la bandeja de entrada los mensajes sin leer aparezcan resaltados en negrita. Cuando definimos un formato de color como el realizado anteriormente para webmaster UVA, en esta ventana aparece al final una nueva regla (de coloreado):

a la que corresponde aplicar un formato de fuente a los mensajes de tipo Tahoma de 8 ptos:
 

 

Así pues, comprobamos que los formatos de color se pueden considerar en realidad como parte de un conjunto más amplio de reglas de formato condicional. De hecho, cuando hacemos clic en Condición obtenemos una ventana denominada Filtrar y, si acudimos a la pestaña Avanzado, vemos:
 

que se pueden establecer unos criterios de aplicación de distintos formatos a los mensajes. En la regla de color recién aplicada para webmaster UVA aparece ya automáticamente creado el criterio Buscar elementos que cumplan estos criterios: De contiene webmaster UVA. Pero se pueden Definir criterios adicionales haciendo clic en el botón Campo:
 

 

 Por ejemplo, podemos reproducir "a mano" la creación del criterio webmaster UVA eligiendo la opción Campos usados frecuentemente > De y luego, en el campo Condición, tomar la opción contiene y en Valor escribir webmaster UVA:
 

 

De la misma forma que hemos acudido a la pestaña Avanzado podemos utilizar la pestaña Mensajes, donde podemos definir la condición (de aplicación del formato de fuente y color establecidos en la ventana Formato automático) en función de determinadas palabras que aparezcan En el campo asunto, que provengan De un remitente en particular o que se hayan Enviado a un contacto establecido:
 

 

Y en la pestaña Opciones adicionales podríamos establecer la condición en función del estado de los mensajes (mensajes leídos o no, que contienen archivos adjuntos o no, que sean elementos marcados o no, etc.):
 

 

 

1.3 Uso de vistas

Otra forma de organizar los mensajes consiste en la utilización de vistas. Aplicar una vista a un buzón consiste realmente en aplicar una "ventana" selectiva que muestra sólo los  mensajes que cumplen alguna condición determinada, por ejemplo, sólo aquéllos recibidos en la última semana, o sólo los enviados a un destinatario en particular.

Para utilizar vistas hay que acudir a Herramientas > Organizar y seleccionar Mediante vistas:
 

 

El criterio seleccionado en la lista desplegable del campo Cambiar la vista filtra sólo aquellos mensajes que cumplen el criterio. Por defecto la vista es Mensajes, de modo que en el buzón se muestran todos los mensajes. Pero de igual manera se pueden filtrar sólo los Mensajes sin leer, o los Recibidos en los últimos siete días, etc. Una vista que puede resultar bastante útil es la denominada Escala de tiempo, de forma que se muestran los mensajes anclados en el instante de la línea de tiempo en la que fueron transmitidos:
 

 

Nota: cuando se aplica una vista en una bandeja, ésta queda activada hasta que se selecciona otra diferente. Por tanto, hay que tener precaución de no olvidar si tenemos aplicada una vista demasiado selectiva que no nos deje ver otro tipo de mensajes que van llegando.

 

2. Organización mediante reglas automáticas

Una regla de correo en MS Outlook hace referencia a una acción o conjunto de acciones automáticas que se aplican a los mensajes de correo electrónico que cumplen ciertas condiciones o las excepciones a dichas condiciones. Las reglas también reciben la denominación de filtros -recordemos que antes hemos visto que alguna cuestión relacionada con el filtrado de mensajes apareció en relación a la aplicación del formato condicional de color; volveremos a encontrarlo ahora-

Usando reglas en combinación con carpetas creadas por el usuario, se puede decidir mediante un proceso automático qué mensajes se colocan en un determinado lugar:
 

Si, por ejemplo, periódicamente se reciben el mismo tipo de mensajes remitidos por la misma persona, crear una regla es sencillo porque se puede basar en las características de dichos mensajes. Para ello, en primer lugar se puede seleccionar un mensaje existente que sea representativo de los mensajes que se desea mover y entonces comenzar a crear la regla basándose en él. Outlook se encarga de rellenar automáticamente los criterios importantes a partir del mismo. Lo único que se debe hacer es indicar adónde enviar los mensajes: por ejemplo a otra carpeta en la que estarán a disposición en cualquier momento, pero sin abarrotar la Bandeja de entrada.

Tomemos como ejemplo la recepción de un mensaje recibido periódicamente que informa de las novedades producidas en la normativa sobre educación de CyL. Vamos a acumular automáticamente todos los mensajes de este estilo que se reciban a lo largo del tiempo en una carpeta de usuario denominada Recopilación normativa Edu CyL. Para ello creamos, en primer lugar esta carpeta, tal como se vio en anteriormente en la primera sección:
 

 

Nota: en lo que sigue se recomienda realizar en MS Outlook las operaciones de ejemplo que se van describiendo en los próximos párrafos.

A continuación nos situamos sobre el elemento del mensaje en cuestión, desplegamos el menú contextual con el botón secundario y seleccionamos la opción Crear regla:
 

lo que abre la ventana Crear regla:
 

donde aparecen recogidos los datos significativos del mensaje: De <remitente>, El asunto contiene <Asunto del mensaje>, aunque ninguna casilla aparece marcada inicialmente. Si seleccionamos estas dos casillas, así como Mover correo electrónico a la carpeta y pulsamos Seleccionar carpeta se abre un cuadro de elección de las carpetas de destino:
 

 

Una vez seleccionada la carpeta conveniente y aceptada la continuación del proceso, se recibe la confirmación de que la regla ha sido creada:

 

Si en este momento seleccionamos la casilla Ejecutar esta regla ahora ..., al pulsar Aceptar comenzaría un proceso en el que Outlook busca todos los mensajes del tipo especificado y los mueve a la carpeta indicada.

Observemos que la regla ha sido creada asignándole como título el nombre del remitente del mensaje. No hemos tenido otra elección. La pregunta es ¿podemos todavía modificar una regla creada de esta forma? Efectivamente. Para ello podemos acudir a la opción de menú Herramientas > Reglas y alertas...:

 

de modo que se abre la ventana del mismo nombre:
 

donde se muestra una Descripción de la regla y medios para Cambiar regla, Copiar a otra regla, Eliminar, Ejecutar ahora, etc. Si se hace clic en el botón Cambiar regla se despliega un menú donde podemos seleccionar Cambiar nombre de regla:
 

de modo que apliquemos un nombre más conveniente, si procede, a esta regla:
 

Si en lugar de cambiar el nombre elegimos Editar configuración de regla... se abre la ventana denominada Asistente para reglas en la que se pueden modificar, hasta el máximo nivel de detalle, los criterios que definen la regla así como el resto de sus parámetros.

1. En primer lugar se definen las condiciones que se desean comprobar en dos pasos:

 

Las condiciones se pueden modificar marcando/desmarcando las casillas de cada condición que se desea comprobar (que aparecen en el cuadro Paso 1) para activarlas o desactivarlas, y haciendo clic en los textos subrayados del cuadro Paso 2 para modificar los valores de las condiciones. Por ejemplo, si se desea modificar la regla de forma que los mensajes que se buscan  correspondan a otro asunto se puede hacer clic en la casilla y con <texto> en el asunto:

de forma que se puede escribir uno nuevo:
 

 

O, si se desea cambiar la carpeta de destino a la que mover los mensajes, se puede hacer clic en mover a la carpeta <nombre de carpeta>:
 

y elegir otra carpeta en la ventana que aparece a continuación:
 

 

2. En segundo lugar, tras hacer clic en el botón Siguiente al pie de de la ventana, hay que establecer qué se desea hacer con el mensaje:

 

La acción establecida cuando se creó la regla fue mover a la carpeta especificada, y ya en el paso anterior pudimos elegir o cambiar dicha carpeta. Pero aquí podríamos incluso cambiar la acción que se debería tomar en lugar de mover el(los) mensaje(s) a la misma; por ejemplo, podríamos elegir eliminarlo(s) en lugar de moverlo(s); o mover una copia a la carpeta especificada (lo que mantiene el mensaje en su ubicación original pero además crea un copia en dicha carpeta).

3. En tercer lugar, tras establecer lo que sea preciso en la ventana anterior, al hacer clic en Siguiente se pueden definir las excepciones a las condiciones definidas:

 

Y, por último, tras pulsar de nuevo Siguiente, para terminar de configurar la regla se podría modificar su nombre una vez más y activar (marcando la casilla del mismo nombre) la regla para su ejecución a partir de este mismo instante, en cuanto se reciban nuevos mensajes. O bien, si se marca la casilla Ejecutar esta regla ahora ... , la regla se aplicaría en este preciso momento sobre todos los mensajes ya existentes en el buzón donde se aplica la regla:
 

 

Al hacer clic en Finalizar la regla queda creada, activada (o no) y se ejecuta inmediatamente (o no).

De todos modos, se pueden ejecutar una o varias reglas en cualquier momento mediante el botón Ejecutar reglas ahora...:
 

de modo que en la subsiguiente ventana se pueden marcar las reglas que se desean ejecutar en las correspondientes casillas:
 

y al hacer clic en Ejecutar ahora comienza el proceso:
 

Al finalizar, sólo los mensajes que cumplen la regla han sido movidos a la carpeta indicada:
 

 

Si lo deseas, puedes acceder ahora al video-tutorial Creación de una regla de organización automática del correo-e donde se ilustra en formato dinámico lo explicado anteriormente.

Con el propósito de ilustrar otra regla, pero de finalidad muy diferente a la ejemplificada en los párrafos anteriores, crearemos ahora una regla para reenviar los mensajes de correo recibidos en una determinada dirección de correo-e a otra. Como sabemos, la dirección de correo del puesto laboral está configurada de tal modo que no es accesible desde el exterior de la intranet institucional. Si fuese necesario leer los mensajes de correo desde el exterior podría crearse una regla tal que en el momento que se recibe un mensaje en la dirección @jcyl.es éste sea automática e inmediatamente entregado a una dirección de correo personal. En este caso, en lugar de crear la regla a partir de un mensaje en particular, iniciaremos la regla directamente desde Herramientas > Reglas y alertas y utilizando el botón Nueva regla:
 

lo que da paso al Asistente para reglas:
 

donde se puede Iniciar una regla en blanco (desde cero), seleccionar que la regla se aplique cuando los mensajes lleguen y pulsar Siguiente para seguir configurando. Si deseamos que cualquier mensaje recibido se retransmita no necesitamos especificar ninguna condición de comprobación sobre los mensajes que llegan y, por tanto, podemos dejar sin marcar todas las casillas correspondientes:

de forma que al pulsar Siguiente Outlook nos avisa de que la regla se aplicará a todos los mensajes entrantes:

 

Continuaremos especificando que los mensajes se reenvíen a personas o listas de distribución:

para, a continuación, hacer clic en personas o lista de distribución en la parte inferior (Paso 2) lo que nos permite tomar de la lista de contactos una dirección de correo determinada o, si la dirección de destino no está en Contactos, puede escribirse directamente en el campo Para:
 

 

Una vez se Acepta en la parte inferior del asistente queda registrada la dirección de correo de destino (en el ejemplo, una dirección del correo personal de Gmail -Google-):
 

Al hacer clic en Siguiente se finaliza el asistente de la forma habitual, poniendo nombre a la regla (ya que en ningún momento anterior se había hecho al haber iniciado la regla desde cero):
 

 

A partir de que se Finaliza la configuración de la regla y, siempre que se haya marcado como Activada, cualquier mensaje recibido será retransmitido automáticamente a la cuenta de correo personal.

Nota: obviamente, para que este sistema de retransmisión funcione permanentemente, el PC del puesto del usuario debe estar encendido y la aplicación MS Outlook debe estar iniciada.

 

Como se puede deducir de la cantidad de opciones de que dispone la configuración de reglas, sus posibilidades son enormes y se pueden aprovechar de una forma relativamente sencilla.
 

• Exportación de reglas

Para finalizar esta sección, un último apunte. Es muy común el crear reglas en un PC en particular y necesitar que esas mismas reglas se ejecuten en otro. Con el fin de no tener que crear desde cero en cada PC la misma regla o conjunto de reglas Outlook proporciona un sistema de exportación de la mismas, de forma que queden guardadas en un archivo que pueda ser importado después en otro PC.

Para hacerlo podemos utilizar Opciones en la ventana Reglas y Alertas :
 

con lo que en la ventana del mismo nombre que se despliega podemos hacer clic en Exportar reglas:

lo que nos solicita que demos nombre a un archivo donde guardar las reglas definidas:
 

 

Este archivo tiene extensión .rwz (algo así como Rule wizard, Asistente para reglas) que después puede ser importado rápidamente en MS Outlook de otro equipo utilizando en el mismo el botón Importar reglas visto en la anterior ventana Opciones.

 

3. Búsquedas en los buzones de correo