4.3 Videoconferencia (I):
fundamentos

Imagen tomada de
ericlegras.wordpress.com

Índice del tema:
1. Algunos apuntes históricos
2. Equipamiento para la videoconferencia
3 . Clases de videoconferencia
4. Participación en la videoconferencia
5. La etiqueta de la videoconferencia

Una videoconferencia, también denominada videoteleconferencia (VTC), consiste en un conjunto de tecnologías de telecomunicación que permiten interactuar a las personas situadas en dos o más sedes mediante transmisiones de audio y video bidireccionales concurrentes. La videoconferencia también ha sido denominada colaboración visual y, como fue mencionado en la primera unidad didáctica, el software que la hace posible puede ser considerado como un tipo de groupware.

La videoconferencia puede ser tan simple como una conversación entre dos personas en sitios privados, punto a punto, o involucrar varias sedes, multipunto, con más de una persona en cada sala de videoconferencia. Además de la transmisión de audio y video, la videoconferencia puede ser usada para compartir documentos, pizarras y visualizaciones de pantalla de los distintos ordenadores involucrados.

Una sala de telepresencia de alta resolución en uso

Imagen tomada de Wikipedia

Como caso particular de VTC, la telepresencia designa al conjunto de tecnologías que permiten a una persona sentirse como si estuviera presente en otra sede distinta a la realmente que se encuentra.

1. Algunos apuntes históricos

Las primeras videoconferencias, desarrolladas con medios analógicos, fueron tan tempranas como la propia televisión. Estos sistemas de videoconferencia constaban de dos circuitos cerrados de televisión conectados entre sí por cable. Un ejemplo lo constituyó la red establecida por la oficina de correos alemana en Berlín y algunas otras ciudades entre 1936 y 1940.

Durante sus primeros vuelos tripulados la NASA usó dos enlaces de radiofrecuencia (UHF o VHF), uno en cada dirección. Sin embargo esta técnica resultaba cara y no podía ser usada en aplicaciones como la telemedicina, las reuniones de negocios o la educación a distancia. Así, la compañía telefónica AT&T hizo intentos, en torno a los años 70, para transmitir video de baja resolución mediante las líneas telefónicas normales con poco éxito, sin embargo, debido a la pobre calidad de las imágenes y al poco desarrollo de las técnicas de compresión de video.

Una demostración de las primeras videoconferencias en 1968

Imagen tomada de Wikipedia

Sólo en 1980, cuando surgieron las transmisiones de telefonía digital, como la RDSI, se aseguró una mínima velocidad de transferencia de datos (normalmente 128 kilobtis/s) que hacía posible una razonable transmisión de video y audio. El primer sistema dedicado, es decir, específico para videoconferencia, apareció en el mercado a la vez que se expandían las redes RDSI. Alrededor de 1990 los sistemas de videoconferencia evolucionaron desde los altamente especializados y caros sistemas propietarios de hardware, software y red, hasta medios estándar basados en tecnología más accesible al público general a un precio más razonable. Finalmente, en los años 90, surgió la videoconferencia basada en IP (protocolo de Internet, el mismo que utilizan nuestros ordenadores en la red habitual), a la vez que los sistemas de compresión de datos aplicados al video, para reducir el volumen de información que se transfiere obteniendo un resultado similar al original, se hicieron más eficientes, permitiendo realizar videoconferencia basada en ordenador personal. En 1992 el software para PC CU-SeeMe (se lee en inglés como see you, see me, algo así como "te veo, me ves") fue desarrollado por Tim Dorcey en el departamento de Tecnología de la Información de la Cornell University. A partir de este momento surgieron bastantes software y servicios para el gran público como MS NetMeeting, MSN Messenger, Yahoo Messenger o Skype, que permitían el desarrollo de videoconferencias "baratas" con una calidad razonable.

2. Equipamiento para la videoconferencia

La tecnología básica usada en un sistema de videoconferencia es la de compresión digital del flujo de audio y video en tiempo real, que permite transmitir una determinada cantidad de información audiovisual utilizando en realidad una significativamente menor cantidad de la misma. El hardware y/o software que realiza esta compresión es conocido como codec (codificador-decodificador) y con él se han logrado tasas de compresión de hasta 1:500. Para ello el flujo de información digital -de unos y ceros- es subdividido en paquetes codificados y etiquetados, que luego son transmitidos a través de una red digital, generalmente RDSI o IP (la que se utiliza como soporte para Internet).

Los componentes necesarios para realizar una videoconferencia son:

Entrada de video: cámara de video estándar o webcam (pequeña cámara digital conectada a un PC, que puede capturar imágenes y transmitirlas a través de Internet).
Salida de video: monitor de computadora, televisor, o proyector.
Entrada de audio: micrófono.
Salida de audio: altavoz o auriculares.
Transferencia de datos: LAN, Internet.

Cámara, micrófono, altavoz y mando a distancia para videoconferencia

Imagen tomada de www.ofisoldelsur.es

Los sistemas de videoconferencia pueden ser divididos en dos grandes grupos:

Sistemas dedicados (o profesionales): fabricados por empresas tales como Sony, Tandberg, Polycom, o Radvision, tienen todos los componentes requeridos empaquetados en un equipo ad-hoc, comúnmente una consola con una videocámara. Estas cámaras pueden ser controladas remotamente para girar a derecha e izquierda, subir y bajar, y hacer zoom. Son conocidas como cámaras PTZ. La consola contiene todas las interfaces eléctricas, la computadora de control, y un codec basado en hardware o en software. Los micrófonos omnidireccionales están conectados a la consola, al igual que un monitor de televisión con altavoces y/o un video proyector. Existen sistemas dedicados de distintos tamaños y definición con diferentes grados de portabilidad, según los requerimientos del usuario.
Estos equipos se instalan en salas específicas para videoconferencia interconectadas mediante redes RDSI o IP.

Sistema dedicado de alta definición PCS-HG90 de Sony

Imagen tomada de Sony

Sistemas de escritorio: son complementos que se añaden a un PC ordinario para transformarlo en un dispositivo de videoconferencia. Se pueden agregar distintos micrófonos o cámaras e instalar un determinado software que controle la transmisión. Actualmente las cámaras de escritorio para videoconferencia (webcam) son sencillos dispositivos que se conectan al ordenador mediante los puertos USB, y se instalan de forma Plug&Play (conectar y usar).
Existen también sistemas de escritorio compactos que incluyen todos los componentes necesarios integrados en el monitor LCD del ordenador. La mayoría de ordenadores portátiles actuales podrían ser considerados equipos compactos de videoconferencia.
En los sistemas de escritorio normalmente se requiere instalar en el PC un programa (denominado software cliente) que permite acceder a salas de videoconferencia virtuales proporcionadas por distintos servidores de Internet, es decir, espacios compartidos donde colaborar de forma sincrónica. Este software, además de gestionar la transmisión de audio y video suele proporcionar herramientas groupware para intercambiar archivos entre los distintos participantes de la conferencia, para compartir pizarras virtuales en las que se pueden realizar anotaciones y gráficos en común, y para transmitir pantallas de un PC a otro (es decir, que la pantalla de un PC se visualice en otro como si fuera la propia).
A veces no se requiere la instalación de ningún software cliente en el ordenador y la videoconferencia se realiza mediante salas virtuales en la web a las que se accede mediante el navegador web.

Sistema compacto de escritorio VSX300 de Polycom

Imagen tomada de www.ofisoldelsur.es

Un aspecto fundamental de los sistemas profesionales de VTC es que incluyen un método de cancelación o eliminación del eco acústico (AEC, acoustic echo cancellation), que suprime el eco de la transmisión con objeto de mejorar la calidad de la comunicación y reducir el consumo de ancho de banda. Se trata de un algoritmo que permite detectar cuándo el sonido emitido por las salidas de audio se reintroduce en las entradas de audio tras un cierto retraso. Si este fenómeno no se controla se pueden producir varios problemas: como que un locutor oiga su voz "reflejada" por los sistemas de audio remotos, con mucho retraso, o una fuerte reverberación que crece en intensidad progresivamente e impide totalmente la comunicación.

En los equipos de escritorio la cancelación del eco se realiza, en la medida de lo posible, gracias al software instalado en los PC de los usuarios.

3. Tipos de videoconferencia

Según el número de sedes y la cantidad de participantes la videoconferencia se puede clasificar como:

uno a uno: persona a persona, cada una con su sistema de escritorio;

Imagen tomada de anapatocito.lacoctelera.net

uno a muchos: varias personas en una sala con una persona en su sistema de escritorio;

Imagen tomada de anapatocito.lacoctelera.net

multipunto: varias sedes y varias personas en cada sede.

Imagen tomada de anapatocito.lacoctelera.net

La videoconferencia multipunto, entre tres o más sedes, es posible mediante la denominada unidad de control multipunto (MCU, Multipoint Control Unit). Se trata de un puente que conecta las llamadas de varias fuentes. Hay MCU que son puramente de software mientras que otras son combinaciones de dispositivos hardware (dispositivos que pueden estar integrados en las unidades de VTC o que pueden ser autónomos) y de software.

4. Participación en la videoconferencia

En una videoconferencia se distinguen fundamentalmente cuatro tipos de participantes:

moderador, que prepara, actúa como anfitrión y coordina la reunión de videoconferencia;
presentadores, expositores o editores, que intervienen realizando locuciones y presentaciones de información mediante pantallas y pizarras virtuales compartidas;
asistentes, que constituyen la audiencia "pasiva" de la reunión;
técnicos, que preparan las condiciones de la sala y el equipamiento necesario. En una videoconferencia de escritorio cada participante actúa como su propio técnico y el moderador se suele ocupar, además, de preparar la sala virtual donde se desarrollará la reunión, si el software de videoconferencia utilizado así lo requiere.

La posición de moderador es la más importante. Utilizando un símil, el moderador es el director de orquesta de la videoconferencia: maneja las intervenciones, los tiempos, etc. A continuación se hace acopio de los pasos y acciones que debe seguir un moderador para lograr que la videoconferencia discurra adecuadamente.

4.1 Preparación

La videoconferencia es similar a un programa de televisión, por lo que es preciso preparar un guión con la suficiente antelación para evitar o minimizar cualquier contratiempo. El guión de una videoconferencia suele ser denominado agenda de la videoconferencia. Las actuaciones que hay que llevar a cabo antes de la videoconferencia son:

La agenda debe ser enviada a todas las sedes participantes. Ésta debe ser confirmada y verificada la participación de los ponentes, asistentes y organizadores del evento en cada sede.
Si en cada sede de la videoconferencia hay varios participantes, deberá nombrarse un moderador local que se encargue de gestionar a dichos participantes y para operar el control de cámara y micrófono.
La agenda debe ser preparada asumiendo que los expositores van a necesitar más tiempo del previsto para su intervención. Por ejemplo, si se piensa que la sesión va a durar 1 h prepárese para 1h 15' o 1h 30'.
Si una videoconferencia no se planea de manera que resulte interactiva, se puede tornar tediosa y aburrida. Por ello se recomienda asignar lapsos máximos de 10 minutos a cada expositor o presentador para su intervención. Si el contenido es extenso conviene dividirlo en dos secciones, introduciendo una ronda de preguntas y comentarios entre sección y sección.

El día designado para celebrar la videoconferencia se deberá conectar con las sedes con media hora de antelación, como mínimo, para evitar cualquier tipo de contratiempo.

4.2 Desarrollo

A menos que exista algún problema técnico de última hora la videoconferencia deberá comenzar puntualmente. El tiempo es limitado y el que se pierda limitará la capacidad de abarcar los temas preparados para la sesión. No obstante, no es infrecuente que suceda algún problema. En este caso es necesario tener paciencia y esperar a que se solucione.

Antes de empezar, todos los participantes deberán tener a mano la agenda de la reunión. A partir de este momento el moderador debe atenerse a los siguientes pasos y normas:

Presentarse a sí mismo.
Saludar a los participantes.
Expresar las reglas generales de la reunión, esencialmente la etiqueta de la videoconferencia (que será tratada después). Si existen otras, deben hacerse explícitas también.
Recordar la agenda y los tiempos asignados a cada participante.
Presentar el título y tema de la videoconferencia, resumir el objetivo de la sesión y presentar unos breves antecedentes, si procede.
Presentar a los participantes: primero a los locales; luego, a los remotos. El moderador de cada sede puede presentar a sus participantes o puede hacer girar la cámara para que cada uno se presente por su cuenta.
El turno de palabra debe retornar al moderador de la reunión, que seguirá el guión de la agenda. Es importante que la agenda incluya turnos de preguntas y comentarios, y que se incentive la intervención de los participantes tanto locales como remotos.
El moderador debe indicar en cada turno de intervención quién tiene la vez y no debe dejar la palabra abierta a las distintas sedes, porque esto puede llevar a confusión. Se debe nombrar una a una y esperar la contestación.
El moderador debe evitar que las conversaciones salgan de contexto. Si surge un tema ajeno a la agenda deberá aplazarse para una futura videoconferencia.
El moderador debe estar al tanto de la hora de finalización de la videoconferencia. Si por cualquier razón es necesario extender el tiempo, deberá comprobar si esto es viable. Si no es posible deberá proceder a la finalización de la sesión.
Es muy conveniente dejar unos minutos finales para resumir lo tratado en la reunión. Una ronda final de comentarios es importante para definir el interés del público y los logros obtenidos.

Y de cara a la participación de los diferentes presentadores, es conveniente tener presentes los siguientes consejos:

* A nivel oral:

Hablar claro e intentar mantener un volumen constante.
Utilizar a menudo pausas para hacer alguna reflexión.
Permitir interrupciones por parte de los participantes (dependiendo de las políticas de participación que se establezcan en la agenda).
Indicar claramente cuándo se ha terminado de hablar y se está esperando la réplica.

* A nivel visual:

Evitar excesivos movimientos o movimientos bruscos, puesto que la transmisión de las imágenes sufre un cierto retraso, de forma que los movimientos parecen estar ralentizados.
Mantener los gráficos, imágenes o cualquier otro tipo de material que se utilice en las presentaciones durante un periodo de tiempo más largo de lo habitual.
No mover los gráficos, transparencias, etc., una vez posicionados.
Evitar el uso de imágenes o gráficos de baja calidad.

Debido al complejo proceso de tratamiento de la información de audio-vídeo que tiene lugar en los equipos se produce un pequeño retraso, de medio segundo aproximadamente, en la recepción de la imagen y del sonido en el otro extremo (un ejemplo ilustrativo de este retraso se produce cuando alguien cuenta un chiste y se observa que en el otro extremo tardan cerca de medio segundo en reírse). Este pequeño retraso no dificulta el diálogo pero hay que tenerlo en cuenta a la hora de participar en una discusión.

Los sistemas de videoconferencia suelen proporcionar funciones para asistir al moderador en la creación de un Historial de la reunión. En él se suele indicar quién ha participado, se enumeran los temas tratados, se resumen las principales conclusiones, el resultado de la reunión y las acciones se tendrán en cuenta.

5. La etiqueta de la videoconferencia

Las siguientes son algunas de las recomendaciones básicas para diversas situaciones a tener en cuenta durante una videoconferencia:

El micrófono es un dispositivo sensible. Se debe procurar hablar normalmente, sin gritar o golpearlo para saber si está activo.
Evitar conversaciones locales o mover papeles sobre o cerca del micrófono, ya que esto puede interferir con el audio de la sesión.
Cuando se participa en una videoconferencia multipunto, quien no tiene la palabra debe silenciar su micrófono (modo mute).
Cuando se haga una pregunta durante una videoconferencia multipunto, primero se debe activar de nuevo el micrófono, identificarse por nombre y sede, y proceder con la pregunta.
Cuando se está grabando una videoconferencia, hay que asegurarse de que los participantes en las sedes remotas tengan conocimiento de ello, tanto por motivos legales como de cortesía.
Si se está en una videoconferencia punto a punto, no hay que mover la cámara remota desde el puesto local (si ello fuera posible). Sólo se deben usar los controles de cámara remota si a la persona con la que se está manteniendo la videoconferencia no le es familiar el uso del equipo o si deja el control enteramente al interlocutor.
Evítese vestir con tejidos que tengan pequeños patrones o cuadros, ya que eso complica el enfoque por parte de los sistemas automáticos de video. Los colores sólidos son mejores para la imagen que recibirán los sitios remotos.
Evítese usar joyería u otros objetos que puedan producir destellos por reflejo, afectando a la calidad de la imagen.