Tema 5.0. Comienzos con la hoja de cálculo

Las aplicaciones de hoja de cálculo, MS Excel entre ellas, nacieron para facilitar el manejo de números y la realización de cálculos. Sus funciones y opciones de menú facilitaban la organización y el formato de los números, así como el cálculo de totales, promedios, porcentajes, presupuestos y de complejas fórmulas científicas y financieras.

El aspecto de una aplicación de hoja de cálculo proviene de los libros de contabilidad usados durante para conservar registros numéricos. Las páginas de contabilidad están organizadas según filas y columnas para registrar elementos como ítems de un inventario, ingresos y gastos, débitos y créditos.

La mayor ventaja de una hoja de cálculo "de ordenador" sobre esos libros de contabilidad es su capacidad de actualizar automáticamente los totales y otros cálculos, a medida que se añaden nuevos datos. Así, una hoja de cálculo es, básicamente, un programa que permite efectuar operaciones aritméticas y funciones sobre los datos dispuestos en un documento electrónico en forma de tablas (filas y columnas).

Estas eran las ideas fundamentales que subyacían en el diseño original. Pero con el paso del tiempo se ha convertido en bastante más. En lugar de sólo números, las celdas de la hoja de cálculo pueden alojar texto, fechas, variables de distintos tipos, fórmulas, etc. Ahora incorpora muchas herramientas de organización y de análisis de los datos, y permite realizar un tratamiento gráfico de los mismos bastante sofisticado. Se ha convertido prácticamente en una aplicación de base de datos con una capacidad muy amplia de tratamiento de los mismos pero sin que exija unos conocimientos muy especializados de los usuarios. Seguramente hemos oído hablar de MS Office Access, la base de datos de Microsoft. Tiene muchas más posibilidades de cara al manejo de datos que Excel pero, a cambio, es una aplicación más compleja de usar y no se instala en el puesto informático personal a no ser bajo demanda. La práctica totalidad de operaciones con datos que necesitamos las podemos realizar sobradamente con MS Office Excel. Es, además, una herramienta de programación, ya que incluye un lenguaje de programación (VBA - Visual Basic para Aplicaciones) con el que, a su vez, se pueden desarrollar verdaderas aplicaciones. Así pues, se ha convertido en una herramienta sumamente versátil. Y también tiene muchas aplicaciones en la docencia, especialmente en asignaturas científicas y técnicas, donde pone al docente y al discente herramientas al alcance de la mano para simular y "experimentar" muchos de los conceptos y leyes estudiadas en el aula (un ejemplo de ello puede verse en el sitio

La hoja de cálculo para Ciencias Naturales).

Al igual que los libros de contabilidad, un documento de hoja cálculo no consta de una sola hoja, sino de varias. Sería, pues, más correcto denominarla "libro de cálculo", pero la historia tiene su peso en la nomenclatura. Así pues, en general, las hojas de cálculo están compuestas por páginas, celdas, fórmulas y gráficos.

Origen de la hoja de cálculo

En 1961 se vislumbró el concepto de una hoja de cálculo electrónica en el artículo Budgeting Models and System Simulation de Richard Mattessich. Pardo y Landau intentaron patentar en 1970 algunos de los algoritmos para llevar a la práctica la hoja de cálculo. La la oficina de patentes no les concedió la patente aduciendo que se trataba de una invención puramente matemática. Pero Pardo y Landau ganaron un caso judicial estableciendo que "algo no deja de ser patentable solamente porque la novedad sea un algoritmo". Este incluyó decisivamente en el comienzo de las patentes de software.

Dan Bricklin es el inventor generalmente aceptado de las hojas de cálculo. Bricklin cuenta la historia de un profesor de universidad que elaboró una tabla de cálculos en una pizarra. Al encontrar un error tuvo que borrar y reescribir una gran cantidad de pasos de forma muy tediosa, impulsando a Bricklin a pensar que podría replicar el proceso en un ordenador, usando el paradigma tablero/hoja de cálculo para ver los resultados de las fórmulas que intervenían en el proceso. En 1979 su idea se convirtió en VisiCalc, la primera hoja de cálculo, y la "aplicación fundamental" que hizo que el PC dejase de ser sólo un hobby para entusiastas del computador para convertirse también una herramienta en los negocios y en las empresas.

Actualmente los programas de hoja de cálculo más utilizados son Microsoft Excel (integrado en la suite Microsoft Office), Calc (integrado en la suite OpenOffice.org), Gnumeric (integrado en Gnome Office) y KSpread (integrado en KOffice).

2. Comenzar a trabajar con MS Excel

Como se apuntaba en la guía didáctica de la presente unidad, en lo que sigue daremos por supuesto que se tienen unas nociones muy básicas sobre MS Excel, como pueden ser el abrir un documento de hoja de cálculo existente (un "libro de cálculo", o sea, un archivo de extensión .xls) , moverse por las hojas y celdas del documento, crear un nuevo documento en blanco, introducir datos numéricos o de texto en las celdas e, incluso, escribir fórmulas aritméticas elementales en ellas (sumas, restas, etc.), conocer la nomenclatura de las celdas y de los elementos básicos de la interfaz del programas, etc.

En la labor profesional es casi seguro que hemos tenido que manejar, al menos al nivel antedicho, alguno de estos documentos. No obstante, si alguien no se siente totalmente seguro de comprender o recordar algunos de estos aspectos básicos le recomendamos que acceda al sitio Trabajando con números, donde se encontrará una sencilla introducción a los conceptos y funciones básicos de MS Excel.

Asimismo puede convenir acceder a Aplicar formato a hojas de cálculo cuando se necesite recordar o consultar alguna cuestión concreta relativa a dar formato a los elementos de la hoja de cálculo.

o bien desplegar la tabla de contenido de temas de ayuda para navegar por ella:

En los próximos temas se estudiarán y practicarán diversos métodos y funciones especializados de Excel pero desde un punto de vista de un usuario de perfil normal, no avanzado. No se requerirá, por tanto, el conocimiento del uso de fórmulas complejas ni de funciones avanzadas. Se tratarán: la ordenación y filtrado de datos, la obtención de resúmenes y totales automáticos, el aprovechamiento de las denominadas tablas dinámicas para la obtención de informes y la realización de cálculos sin necesidad de conocimientos matemáticos y técnicos, la realización de gráficas elementales, etc.

Un conjunto de datos de ejemplo

Para facilitar el estudio y la práctica en los próximos temas, se proporciona ahora un conjunto o rango de datos sencillo y familiar, como es la información relativa a número de alumnos y de grupos en los centros docentes de educación secundaria. Este conjunto de datos proviene directamente de la aplicación ALGR (Gestión de ALumnos y GRupos):

Este libro contiene una sola hoja de datos y, aunque resulta bastante obvio al verla, el significado de cada fila y columna de datos se ofrece someramente a continuación:

Algunas reflexiones sobre estos datos

Como se observa en la hoja, hay varias filas que hacen referencia a un mismo centro, es decir, filas cuyas dos primeras celdas contienen los mismos valores. Esto es consecuencia directa de que cada centro tiene varias etapas, cursos, turnos, etc.:

Parece, pues, que existe información redundante, ya que el código y el nombre de cada centro se repiten varias veces. Podríamos pensar, entonces, que esta forma de disponer la información es poco eficiente y que sería posible ahorrar recursos si sólo escribiéramos código y nombre una sola vez. Pero entonces, ¿en qué fila los escribiríamos? ¿en la primera, quizá? Podríamos hacerlo, efectivamente, sólo en la primera, asumiendo el convenio de que todas las filas de un mismo centro sean consecutivas, por ejemplo.

Pero veámoslo ahora desde otro punto de vista. En la anterior forma de presentar los datos parece haberse dado prioridad a la identificación del centro, al situarla en las dos primeras celdas de cada fila. Pero ¿y si nos conviniera pensar primeramente en la etapa, en lugar de en el centro? Esto podría suceder, por ejemplo, si quisiéramos contar alumnos y grupos por etapa, y no por centro. Entonces hubiéramos colocado ETAPA en la primera columna y pensaríamos que repetir ESO o BAC en muchas filas sería muy poco eficiente. Pero, ¿y si nos conviniera pensar en el curso en primer lugar? Entonces repetir 1, 2, 3, .. varias veces parecería poco eficiente. Etcétera. Así pues, dependiendo del foco de interés particular que se tenga en cada momento, la disposición de los datos podría ser una u otra. Pero, como sabemos, usualmente interesa estudiar los datos desde varias perspectivas simultáneamente. De modo que la organización de los datos anterior parece válida para estudiarlos desde varios enfoques aunque tengamos que asumir que hay cierta información que se repite. Quizá se pierde algo de eficiencia en el almacenamiento de los datos para poder ganar algo de versatilidad en el análisis posterior.

Otro aspecto que puede llamar la atención es el aparente desorden de los datos. Parecería lógico pensar que las filas con información de un mismo centro fueran consecutivas. Entonces, ¿por qué quien generó los datos no lo hizo ordenadamente? Sin embargo, retomando el razonamiento del párrafo anterior, si lo que interesa al usuario es una perspectiva de etapa, quizá deberían ser consecutivas las filas de una misma etapa y no las de un centro. Y si la perspectiva fuese de curso, deberían ser consecutivas las filas de un mismo curso y no las de etapa o centro. Y así sucesivamente. Entonces, quizá el aparente desorden de los datos en la hoja no tenga realmente mucha importancia, y lo que resulte realmente importante es contar con un método eficiente de ordenación que disponga los datos como convenga pero sólo en el momento de cada análisis y no en el instante de su registro o grabación. Así pues, el responsable de registrar los datos puede "relajarse" y aportarlos sin orden aparente, ahorrando trabajo y recursos, en la confianza de que sea el usuario que explota los datos el que les aporta orden según su conveniencia. En ocasiones quien registra los datos es también quien los explota, de forma que lo que puede hacer es posponer ciertas operaciones de redistribución de los datos hasta el momento en que le interese.

Lo que estudiaremos en los próximos temas, asumiendo que la introducción de los datos en una hoja de cálculo es un hecho consumado, bien sea por medios manuales, bien sea por medios automáticos (datos introducidos en la hoja por otros programas, por ejemplo), son las diferentes funciones y métodos que proporciona la hoja de cálculo para la organización y la explotación, el análisis o el tratamiento, como queramos decirlo, de los datos que están en la hoja, sin prestar demasiada atención a cómo se encuentran en su estado original. Se recomienda practicar las operaciones que se estudiarán paso a paso en los diferentes temas con este conjunto de datos.

Directrices para disponer los datos en hojas de cálculo

No obstante lo dicho en los párrafos anteriores, es preciso observar unas directrices para que los datos se registren razonable y coherentemente, puesto que para aprovechar las características de Excel que facilitan la administración y el análisis de los datos, es conveniente disponer los datos en la hoja de cálculo según determinadas pautas. Estas ya se encuentran implícitamente observadas en el conjunto de datos de ejemplo facilitado antes.

Colocar los elementos similares en una columna: conviene disponer los datos de forma que todas las filas tengan elementos similares en la misma columna.
Mantener el conjunto de datos separado: si hay más de un conjunto (o rango) de datos diferenciado en una misma hoja, conviene dejar al menos una columna en blanco y una fila en blanco entre un rango de datos y los demás. Así Excel podrá detectar con mayor facilidad el rango y seleccionarlo cuando se haga una ordenación, un filtrado o se inserten subtotales automáticamente.
Colocar los datos importantes por encima o por debajo del rango: es bueno evitar la colocación de datos críticos a la derecha o a la izquierda del rango: los datos podrían quedar ocultos cuando se filtre el rango (quizá no se entienda esto ahora, pero se entenderá cuando se estudie el filtrado en el próximo tema).
Mostrar las filas y columnas: Excel permite ocultar filas y columnas enteras. Conviene asegurarse de que todas las filas o columnas ocultas estén visibles antes de realizar cambios en un rango de datos. Si las filas y columnas de un rango no aparecen visibles, los datos podrían eliminarse por equivocación.

Utilizar rótulos de columna con formato: es importante poner rótulos o títulos de columna en la primera fila del rango de datos. Excel utiliza esos rótulos para generar informes, y para buscar y organizar los datos. Conviene utilizar una fuente, una alineación, un formato, una trama, un borde o un estilo de letras mayúsculas que sea diferente del formato que se vaya a aplicar a los datos del rango.
Utilizar bordes de celdas: cuando se desee separar los rótulos de los datos, se pueden utilizar bordes de celda (nunca filas en blanco ni líneas de guiones) para insertar líneas debajo de los rótulos.
Evitar filas y columnas en blanco: se debe evitar la colocación de filas y columnas en blanco en el rango de datos; de este modo, Excel podrá detectarlo y seleccionarlo con mayor facilidad.
No escribir espacios iniciales ni finales: los espacios adicionales al comienzo o al final de una celda afectan a las operaciones de búsqueda y ordenación. En lugar de insertar espacios, se puede aplicar una sangría al texto dentro de la celda.
Extender los formatos de datos y las fórmulas: al agregar nuevas filas de datos al final de un rango de datos, Excel extiende los formatos y las fórmulas de forma coherente. Para extender un formato, tres de las cinco celdas anteriores deberán utilizar el mismo formato. Para poder extender una fórmula, todas las fórmulas anteriores deberán ser coherentes.

5.0

Comienzos con
la hoja de cálculo

1. Algunas ideas preliminares

Origen de la hoja de cálculo

2. Comenzar a trabajar con MS Excel

Un conjunto de datos de ejemplo

Algunas reflexiones sobre estos datos

Directrices para disponer los datos en hojas de cálculo

Fuentes y referencias